Googleカレンダーとは？予約システムに活用するメリットや使い方を解説

Googleカレンダーは便利な機能を多く持ち、最近ではサロンや美容室の予約システムと合わせて活用する店舗が増加しています。とはいえ、どのようなメリットがあるのか分からない、というサロン経営者の方も多いのではないでしょうか。

今回は、予約システムを合わせて使う方法について解説します。店舗側で効率的に予約管理したいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

Googleカレンダーとは？　

Googleアカウントを持っている人であれば、どの端末からでもオンライン上で予定管理ができるカレンダーツールです。

予定を書き込んでおくだけでなく、予定の日になったらリマインダー通知を受け取ったり、予定を共有したりすることもできます。Google Workspaceのエディションでは、予約機能によって自動で予約を受け付けることができますが、無料の個人アカウントでは利用できないため注意が必要です。

カレンダーはプライベートだけでなく仕事にも役立つため、従業員のタスク管理に活用している企業も多くあります。パソコンのブラウザからアクセスするか、スマートフォンやタブレット端末の専用アプリをダウンロードして利用することができます。

予約枠とスケジュール枠の違い

予約スケジュールと予約枠にはいくつかの違いがあります。

オンラインの予約ページは誰でも作成でき、簡単に予約を受け付けられるのが予約スケジュールです。アカウントを持つ必要がなく、予約を入れた本人には自動的にリマインダーメールが届く仕組みです。

一方、予約枠は利用料金が発生するため、事前に確認しておきましょう。ビジネス向けのサービスであり、Workspaceに登録している必要があります。顧客が予約する際はアカウントが必要になるため、使用までにアカウントを作成しておかなければなりません。予約件数の上限を設定することが可能で、カスタムの準備時間を自動的に追加できるなどのカスタマイズ機能があります。

POINT

• 「予約スケジュール」は誰でも作成可能、予約の受付も可能。
• 「予約枠」は有料で、Workspaceへの登録が必要。顧客もアカウントが必要。

他の予約システムとの違い

他の予約システムとの違いは、主に以下の3つが挙げられます。

• Google Workspaceのユーザーであれば無料で利用可能（Business Standard以上）
• 自分のカレンダー上で予約の一元管理が可能
• 予約を入れるユーザーは登録不要

このような違いがあり、日常的にGoogleカレンダーを使い慣れている人であれば、直感的に使いやすいでしょう。

サービスごとに特徴が異なるため、機能性をしたいのか、料金を重視したいのかなど、自店舗の導入目的を明確にした上でサービスを選ぶことがポイントです。

優先順位を決めたいね

Googleカレンダーを予約システムに活用するメリット

予約システムと合わせて使うことで、どのようなメリットがあるのでしょうか。

• 簡単に予約受付・管理が行える
• Google機能と連携できる
• システム費用を抑えられる
• 共有範囲をカスタマイズできる

ここでは、上記の4つのポイントに絞って解説します。

簡単に予約受付・管理が行える

予約枠を一度作成すると、その後の予約枠の作成や設定は簡単に行えます。細かな設定や予約状況の確認についても、シンプルな手順で行えるため、導入後すぐに活用できるでしょう。

そのため、パソコン操作が苦手な方や、機械操作に不慣れな方でもすぐに操作を覚えられることが強みです。また、パソコン以外の端末でも利用可能なため、サロンの従業員にお客様からの予約状況を共有し、予約を把握してもらうことができるのも利点です。

POINT

• 手順がシンプルなため、パソコンに不慣れな人でも使いやすい。
• パソコン以外の端末でも利用できるため、予約の確認がしやすい。

Google機能と連携できる

GoogleマップやGoogleアシスタントなど、他のGoogleサービスと連携できることもメリットの一つです。連携させることで予約ボタンが使えるようになるため、顧客にとって利便性が高まります。

よく使ってるから便利〜　

システム費用を抑えられる

予約枠を使う場合、追加料金はかからないため、一般的な予約システムよりも費用を抑えて利用できます。Workspaceの月額料金（月額680円）以外に追加費用が発生することはないため、経営に負担を与えずに便利な機能を活用できるでしょう。

そのため、サロンをオープンしたばかりで利益が安定しない場合でも、安心して利用できることがメリットといえます。

POINT

• 月額680円以外に追加費用がなく、負担が少なくて済む。

共有範囲をカスタマイズできる

予約内容について、公開範囲や共有するメンバーをカスタマイズできる点もメリットの一つです。店舗の規模に合わせて、どこまで情報を共有するかを決められます。

例として、お店のオーナーや店長など、経営に直接関わる人だけに情報を共有したり、一方、管理権限は与えずにスタッフ全員に予約状況を共有したりすることも可能です。

顧客情報についてはプライバシー保護に対応しており、全ての情報が従業員に公開されることはないため、安心して利用できます。

個人情報の保護はマストですね

Googleカレンダーを予約システムに活用するデメリット

メリットだけでなく、デメリットも存在することを忘れてはなりません。ここでは、デメリットについて次の4つの項目を解説します。

• Googleアカウントが必要
• 予約を受け付けられるのは1つの枠に1人まで
• 予約スケジュールの利用にはお金がかかる
• 詳しい顧客情報の取得や高度な機能は使えない

1つずつ確認していきましょう。

Googleアカウントが必要

アカウントが必要であり、サロン側だけでなく予約をする側もアカウントが必要です。アカウント作成は無料ですが、手続きが面倒に感じたり、アカウントを持っていない場合は予約ができなかったりするため、集客にも影響が出る可能性があります。

予約スケジュールの利用を検討しているのであれば、新規でアカウントを作る必要はありませんが、この場合でも再度PINを入力する手続きが必要なため、予約のハードルが高くなることに注意が必要です。

アカウントがない人にはハードルだね

予約を受け付けられるのは1つの枠に1人まで

1つの予約枠につき1人の予約しか受け付けられないため、同じ時間帯に複数の予約を受け付けることができません。少人数で運営する小型店にとってはあまり影響がないかもしれませんが、多数の予約を受け入れる店舗にとってはデメリットとなります。

予約を制限されることで受け入れられるお客様数が減ってしまうため、不満を持たれる方も一定数いるでしょう。

POINT

• 同時間帯には１つしか予約を受け付けられない。

予約スケジュールの利用にはお金がかかる

予約枠だけでは、サロンの予約管理として十分な機能を使えないため、基本的には予約スケジュールを使って予約管理する必要があるでしょう。

利用する場合は、月額費用680円が発生します。費用として高くはありませんが、経営が安定していない頃は、固定費用がかかることがデメリットと感じられるかもしれません。

コストか便利さ、どちらをとるか

詳しい顧客情報の取得や高度は機能は使えない

顧客情報は名前とメールアドレスのみ取得でき、予約時にコース内容や性別、年齢などの細かい情報を得ることができません。そのため、顧客に合わせて美容室やサロンなどであらかじめ担当を決めたいと考えている場合は、シンプルな機能がデメリットとなってしまいます。

また、ツール単独では高度な設定ができないため、外部予約システムとの連携が必要です。ただし、全ての外部システムが連携できるとは限らないため、事前に連携可能か確認した上で導入しなければなりません。

先のことも考えて決めた方がよさそう

基本的な使い方

予約枠を使いたい場合、月額費用が発生しますが、独自ドメインのメールアドレスを所有することも可能です。

基本的な利用手順については、次の通りです。

1. Workspaceに登録
2. 新規カレンダー（予約スケジュール用）を作成
3. 「予約枠」に利用可能な時間帯を設定
4. 場所や説明を詳細設定に書き込む
5. URLを取得・公開して利用開始

予約枠の設定では、タイトルや予約枠の長さ、予約受付時間などを設定でき、さらに画面を下にスクロールすると、枠と枠の間の時間や1日の上限枠をカスタマイズ可能です。

そのほか、予約ページの写真と名前、場所、説明、リマインダーの有無なども設定できるため、事前に設定しておきましょう。

また、カレンダーを作成する際は、顧客にとってサロンの予約表であることが分かりやすい名前をつけることがポイントです。設定が完了したら、URLを店舗サイトや顧客へ送信するメールに貼り付け、予約を受け付けましょう。

テスト運営してみるといいですね

まとめ

本記事では、Googleカレンダーをサロンや美容室の予約システムとして活用するための方法について解説しました。

コストを抑えて他の機能と連動できることが強みである反面、アカウント作成が必要であったり、高機能を使えなかったりなどのデメリットがあることを踏まえ、利用を検討する必要があるでしょう。予約システムと連携すると効果的に活用できる場合もあるため、美容系サロンに向いているシステムと併用することで、店舗の集客効果を高められるかもしれません。

今回の内容を参考に、効率的な予約システムや集客体制を構築していけるようにしてみてください。