予約管理をエクセルで行う方法とは？おすすめのテンプレートも紹介

「店舗の予約管理をエクセルでやりたい」「便利なテンプレートがあったら知りたい」と悩む方は多いのではないでしょうか。

本記事では、エクセルで予約管理を行うメリットやデメリット、向いているケースなどを解説したのち、無料で使えるテンプレートをいくつか紹介します。効率的に予約状況を把握したいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

予約管理はエクセルで運用できる？　

美容院やサロンだけでなく、飲食店、病院、イベント、セミナーなど、多くの場面で予約システムが利用されています。従来の電話受付とは異なり、インターネット上で手続きを完結させられることが特徴です。

予約システムを構築する方法の一つに、エクセル（Excel）があります。シンプルな内容のシステムであれば、エクセルで対応可能です。

エクセルは表計算向けのソフトですが、複数人で同時編集できることを活かし、予約台帳を管理する方法もあります。

入力だけなら簡単だね

エクセルで予約管理するメリット・デメリットとは？　

エクセルで予約管理表を作成すると、次のようなメリットがあります。

• 予約状況を一元管理できる
• 予約の重複などミスを防げる
• マクロ機能などの活用で好みにカスタマイズできる
• データとして保管されるため、紙の使用を削減できる

このように、予約管理を効率化できるメリットがある一方、マクロのような複雑な機能を使う場合は専門知識が必要です。エクセルの操作に慣れていないメンバーが多い場合、予約管理の業務が属人化しやすいことはデメリットといえるでしょう。

どんな時に便利なのかなあ

エクセルでの予約管理に向いているケース

同じネットワーク環境を使い、限定されたメンバーのみで共有する場合、エクセルでの予約管理に向いているといえます。たとえば、職場内のメンバーで貸会議室の予約管理を行うなどです。

紙面の予約台帳をそのままデジタル化するイメージで、エクセルにて管理台帳を作成して運用できます。項目が多すぎると管理が大変になるため、最低限必要な項目のみで作成するのがおすすめです。

項目例として、次のようなものが挙げられます。

• 会議室名
• 使用の日時
• 使用目的
• 申請者名
• 使用人数

社内ネットワークでリアルタイムの使用状況を確認できるため、紙に印刷する手間を削減できます。

パソコンさえあれば見れるね

エクセルでの予約管理に向いていないケース

同一ネットワークではなく、店舗などでお客様からの予約受付としてエクセルを活用したいと考えている場合は、不向きといえるでしょう。

エクセルはインターネットを通して使用することは想定されていないため、店舗の予約管理に使うとなると、独自のサーバー環境を構築する必要があります。サーバー環境の構築は、専門的なネットワーク技術が必要になるため、手軽に導入できる方法とはいえません。

エクセルを使い店舗の予約管理を効率化させたい場合は、作成したシートをGoogleドライブなどのクラウドサーバーへアップロードする方法があります。これにより、インターネット上のユーザーへ共有できるため、お客様がアクセス可能です。

POINT

• エクセルはオフラインでの使用が基本。
• クラウドサービス（Googleドライブなど）を使用するとネットを通してアクセスできる。

エクセルで予約管理する3つの方法

予約を管理する主な方法として、次の3種類が挙げられます。

• 自分で表を作成する
• VBAやマクロを使って作成する
• 既存のテンプレートを使って作成する

それぞれ解説しますので、ご自身の場合に適した方法を検討してください。

自分で表を作成する

予約数が少なく、規模の小さな店舗で予約管理する場合、簡単な表を自分で作成すれば十分に管理できます。

作成例としては、横方向（行）に氏名や人数などの記入欄を設け、縦方向（列）の順に記入していくスタイルなどが良いでしょう。予約対応する店舗スタッフは、項目の内容についてヒアリングしていきます。来店時に必要な情報を事前に整理できるため、どのスタッフが対応しても一定の品質のサービスを提供できるでしょう。

電話を受け付けた順番に記入していくと日時がバラバラになってしまいますが、並べ替え機能を使って予約順に並び替えたり、特定の日時の項目を表示させたりすることで、簡単に必要な情報にアクセスできます。

慣れている人なら簡単ですね

VBAやマクロを使って作成する

VBAとは、エクセルで利用されるプログラミング言語です。また、マクロとは、コンピューターの操作を自動化するための機能のことです。これらの機能を使うことで、エクセル作業を自動化し、予約管理の効率を高められるでしょう。

管理を自動化すると、受付の際には埋まっている枠を予め除外するなど、予約業務における利便性を高めることができます。

知識を持っている場合は、VBAやマクロを使った管理表を作成する方法がおすすめです。

POINT

• マクロという機能を使用すれば操作を自動化でき、予約業務も効率化できる。

既存のテンプレートを使って作成する

既に誰かが作成し、公開されているテンプレートを使って作成する方法もあります。「自分で表を作成するのは難しいが、エクセルを使って管理したい」という場合におすすめです。

テンプレートはインターネット上で配布されているため、使用用途に合わせて適切なものを選んでください。

まずはテンプレートを導入し、必要な箇所のみ表を変更していけば、エクセル操作に慣れていない方でも使いやすいでしょう。

どんなテンプレートがあるのかな

【無料】予約管理で使えるエクセルテンプレートを紹介

ここでは、無料で公開されている、おすすめのテンプレートを5つ紹介します。

時間ごとに予約を管理

時間単位で予約を記入できる、一般的なテンプレートです。1時間の枠に3名まで記入でき、1週間分の予定を確認可能な仕様になっています。

横方向（行）の時間設定も変更できるため、営業時間に合わせて使用してください。

https://www.feedsoft.net/template/tplate/excel-yoyakuhyou.html

POINT

• 1週間の予定を確認でき、1時間の枠に3名まで記入可能。

30分単位で予約を管理

30分単位で、1つの枠につき3名まで記入可能となっています。座席や担当者など、項目を分けて入力することもできるため、細かな管理表を作成したい場合におすすめです。

https://bizroute.net/download/yoyaku05

POINT

• 30分単位の枠があり、1つの枠に3名まで記入ができる。

美容室向け

美容室向けのテンプレートで、お客様氏名のほか、担当者やメニュー（カット・パーマ・ヘアカラー　など）の入力項目があります。

シンプルなデザインながら事前に簡単なヒアリングを行えるため、美容室の予約を効率化する上で役立つでしょう。

https://www.template-soko.com/business/biyousituyoyakukanrihyou.htm

ネットで手に入るから便利だね

飲食店向け

飲食店向けとなっており、お客様氏名のほかに、予約時間帯や人数詳細（大人何名・子ども何名）、座席番号などを入力できます。

また、備考欄にお客様からの要望を記入してもらえるため、来店時の対応をスムーズに行えるでしょう。

https://bizroute.net/download/yoyaku04

POINT

• 飲食店の予約に必要な項目が揃う。備考欄もあり。

座席別の予約を管理

レストランや美容室、ホテルなど、座席ごとに予約を管理したい場合におすすめです。

左の列に番号を振り分け、日付別にお客様の氏名を記入していきます。日付欄は、手動で時間に書き換えることも可能です。

https://www.feedsoft.net/template/tplate/excel-yoyakuhyou.html

POINT

• 座席ごとに管理するシート。

予約管理テンプレートの作成ツールを紹介

既存の表ではなく、ある程度自分でカスタマイズして使いたいという場合は、テンプレートの作成ツールの使用がおすすめです。

予約ラボは、インターネット上で簡単に管理表を作成できます。営業時間や記入項目などを入力し、ワンクリックで表を作れるため、初めて作成する方でも使いやすいことが特徴です。

さまざまな業種への汎用性が高く、作成したデータを印刷することも可能です。

https://yoyakulab.net/knowhow/reserve-daicho/

印刷もできるのね

予約システムを使うことで予約管理を効率化できる

エクセルを使った予約管理方法もありますが、予約システムを使うことで、より効率的に受付や管理を行えます。予約システムは、予約管理を自動的に行ってくれるシステムで、インターネットを通じてお客様が簡単に予約できます。

お客様が直接情報を入力するため、顧客情報の聞き間違いや入力ミス、重複などのミスを減らせることがメリットです。店舗の営業時間外でも受付可能なため、お客様の好きなタイミングで予約でき、機会損失を防げることも強みといえます。

エクセルの場合、作成した表を手動で管理する必要がありますが、予約システムであれば、システムに業務を一任できます。そのため、店舗スタッフは本来の業務に集中しやすく、業務効率を高められるでしょう。

また、顧客データは蓄積されるため、分析してマーケティングに活かすことも可能です。無料で利用できるサービスもあるため、利用を検討してはいかがでしょうか。

より効率的に運営したいなら予約システムがおすすめ

まとめ

今回は、エクセルを使った予約管理方法やおすすめのテンプレートについて紹介しました。

エクセルでの管理が向いている場合とそうでない場合が存在するため、利用シーンに適した予約管理方法を導入することがポイントです。また、テンプレートの中にも業種や利用目的によって相性が存在するため、慎重に選ぶ必要があります。

予約システムを活用すると予約業務を自動化できるため、より効率的に予約管理したい場合はご検討ください。