LINEで予約管理する方法とは？予約管理システムの導入効果について

「店舗の予約管理を効率化したい」「LINEを使って管理できると聞いたが、詳しく分からない」という方は多いのではないでしょうか。

本記事では、LINEで予約管理する方法やシステムを導入するメリット、主な機能などについて解説します。LINE公式アカウントを使った予約システムに興味がある方は、ぜひ参考にしてください。

LINE公式アカウントで予約を取る方法

予約を受け付ける方法は、次の2通りがあります。

• チャットで受け付ける
• リッチメニューから予約システムに遷移

それぞれ解説しますので、内容を確認しましょう。

チャットで受け付ける

LINEのメッセージ機能を使ってお客様と直接会話し、予約を受け付ける方法です。

お客様はスタッフに予約内容を相談できる反面、店舗側は1対1の対応が求められるため、そのための人件費が必要になります。

コストを抑えて予約体制を整えたい場合は、次に紹介する予約システムを使った受付方法がおすすめです。

どんなシステムなんだろう

リッチメニューから予約システムに遷移

トーク画面に表示されるリッチメニューより、予約システムにお客様を遷移させて予約を受け付ける方法です。

別途予約システムを運用している必要がありますが、「予約」などのメニューを追加しておくと、LINEの友達がメニューをタップすることで自動的に予約フォームへ遷移させられます。予約内容を自動管理し、スタッフの業務効率化を図れる方法といえます。

POINT

• 予約情報の管理を自動化できる。

自動受付・自動管理は別のシステムが必要

LINE公式アカウントからも店舗の予約を受け付けることは可能ですが、チャットやLINEコールなどによる人手を使った予約対応しか行えません。

もし自動受付や自動管理を行いたい場合は、別の予約管理システムを使って自動化するか、LINE公式アカウント用の予約システムを使える拡張ツールを使う方法があります。

拡張ツールとは、公式アカウントだけでは使えない便利な機能を使えるようにするためのツールであり、さまざまな種類のサービスがリリースされています。ここからは、LINE公式アカウント用の予約管理システムを導入する場合についてお話しします。

気になる

予約管理システムを導入するメリット

主なメリットとして、次の3点が挙げられます。

• より多くのユーザーへアプローチしやすい
• 事前決済を活用しキャンセルを防止できる
• 顧客とスムーズにコミュニケーションを取れる

それぞれ解説しますので、内容を確認しましょう。

より多くのユーザーへアプローチしやすい

LINEユーザー数は、2023年5月時点で9,500万人を超えており、SNSで最もシェアが多いことが特徴です。そのため、多くのユーザーにアプローチできることが強みといえます。

また、多くの人が日常的によく使うツールでもあるため、抵抗感なくシステムを受け入れてもらいやすいでしょう。そのほか、通知に気が付きやすいこともLINEならではのメリットです。

予約するお客様にとって手軽に利用しやすいSNSであるため、予約率を向上させ、店舗の売上アップに繋げやすいと考えられます。

POINT

• ユーザーが多く、使用にも慣れているためハードルが低い。

事前決済を活用しキャンセルを防止できる

予約管理システムの中には、予約の際に事前決済に対応しているサービスがあります。

事前決済せずに予約を受け付け、予約した日から来店日までに日数が空いている場合、来店日を忘れたり気が変わって来店意欲が低下したりするケースは少なくありません。直前のキャンセルは店舗にとって大きなダメージとなりかねないため、キャンセルはできる限り防ぐ必要があります。

事前決済を行うことで、キャンセルを防げるだけでなく、店舗での会計業務をカットし業務効率化にも繋がります。

支払い済みだと簡単にキャンセルしない

顧客とスムーズにコミュニケーションを取れる

従来のように電話やファックスで予約対応を行っていると、どうしても営業時間の関係で受け付けられなかったり、お店が混雑していて電話を取れなかったりする場合があるでしょう。

LINE連携可能なシステムを導入すれば、本来の業務を中断することなく予約を受け付けられます。

また、お客様は好きなタイミングで空き状況を調べられるため、スムーズに予約手続きを行えるでしょう。日中忙しくて手が空かない人や電話が苦手な人でも気軽に予約できるため、予約率アップに繋がります。

POINT

• 営業時間外でも予約を受け付けることができ、ユーザーにとっても便利。

LINE予約システムで使える主な機能

LINE予約システムで使える主な機能として、以下の6つの機能があります。

• 予約管理
• スタッフ管理
• 決済
• 顧客管理
• メッセージ・チャット
• 外部システムとの連携

1つずつ解説していきます。

予約管理

予約の受付・変更・キャンセルなどが簡単に行えます。カレンダーへの自動反映により、聞き取りミスや記載ミスのリスクを電話やメールよりも低減させられるでしょう。

予約カレンダーや自動受付の機能を提供し、場所や時間に制約されずにいつでも予約できるため、顧客の予約のハードルを下げられます。さらに、予約変更やキャンセルもLINE上で簡単に行えるため、顧客の気軽な予約が期待できます。

対応時間を減らせてミスも減らせますね

スタッフ管理

カレンダーでスタッフのシフトを管理し、自動的に指名予約や振り分けが可能です。

スタッフはLINE上で自分のシフトを簡単に確認でき、シフトカレンダーの管理やスタッフの指名予約、予約の自動振り分けなどを確認できます。

多くの人がLINEを利用しているため、従業員の管理をLINE上で行うことは、管理職の負担を軽減するだけでなく、従業員自身にとってもシフトの確認が容易になるメリットがあります。

POINT

• 勤務シフトの管理も行える。

決済

クレジットカードなどによる事前決済にも対応しているサービスを選べば、急なキャンセルによるリスクを回避できるため、安心して営業に集中できます。

予約と同時にメニューを選び、決済を完了させることでお客様がキャンセルしにくくなるため、来店率を高められるでしょう。また、店舗での会計業務の負担を削減できます。

キャンセルの確率が下がるだけでも運営しやすい

顧客管理

お客様が入力した情報は、顧客情報としてシステムで一元管理できます。一度入力したデータは蓄積され、データ分析として年齢層や男女比、来店の傾向などさまざまな要素で可視化できるでしょう。

顧客ニーズを知ることで、最適な経営の方向性や効果的なマーケティング戦略を考えやすくなるため、ぜひ利用すべきといえます。

POINT

• 蓄積された顧客データを経営戦略に活かすことができる。

メッセージ・チャット

自動メッセージ配信とチャット・メール配信機能では、受付の確認やリマインドなどのメッセージをチャットボットで自動的に送ることができます。

お得なクーポンやキャンペーン、店舗からのお知らせなどを一括または個別に配信することもできるため、来店率の向上に繋がります。

また、お客様はチャットボットを通じて予約に関する疑問や要望を解消でき、企業も短時間で顧客の問題に応じられるため、効率的な顧客対応と顧客の満足度向上に貢献できるでしょう。

お得な情報は嬉しい

外部システムとの連携

外部システムと連携させることで、月謝管理やお得なチケット回数券の販売も容易に行えます。

集金作業の手間を省けるため、教室の運営者やイベントの開催者にとって便利です。売上や顧客情報を一元管理できるため、予約システムの利便性をさらに高め、経営を効果的にサポートしてくれるでしょう。

POINT

• 売上の管理も自動化できる。

LINE予約システム3つのタイプと選び方

LINEの拡張ツールを使った予約システムには、大きく分けて以下の3つのタイプがあります。

• 予約管理がメインのシンプルなタイプ
• LINE以外の予約にも対応しているタイプ
• 集客効果も期待できる多機能タイプ

それぞれ特徴を解説しますので、導入するタイプを検討してみてください。

予約管理がメインのシンプルなタイプ

「予約の受付・管理が行えれば良い」「とにかくシンプルなものが良い」という場合におすすめです。

機能は最低限に限られているものの、比較的費用を抑えて利用できます。初めて予約システムを導入する際は、このようなシンプルなタイプを選ぶと良いでしょう。

シンプルが一番

LINE以外の予約にも対応しているタイプ

「LINE以外にも運用している予約サイトがあり、まとめて管理したい」という場合におすすめです。

予約を一元管理することで重複や漏れを防げるため、安定した顧客対応をしやすくなります。

POINT

• 複数の予約システムを使用している場合は一元化しておくとよい。

集客効果も期待できる多機能タイプ

「集客やマーケティングにも力を入れたい」という場合におすすめです。

顧客の分析機能があるタイプであれば、友だちの属性や来店傾向などを分析し、お客様のニーズを発見することもできます。月額費用は発生しますが、その分店舗運営に活かしやすいことが特徴です。

マーケティングに力を入れたいならおすすめ

まとめ

今回は、LINE公式アカウントを使った予約管理方法について解説しました。

自動で予約管理したい場合は、拡張ツールを使って予約システムを構築する方法がおすすめです。さまざまなタイプがあるため、店舗に合ったものを選び、導入準備を進めましょう。