美容室では予約表ではなく予約システムを使うべき？メリットや選び方を解説

美容室を経営するなかで「予約システムを導入すべきか迷っている」「紙の予約表は使い勝手が悪いと感じる」という方も多いのではないでしょうか。

しかし、本当に予約システムを導入するメリットはあるのか、どうやってシステムを選ぶべきか分からないと悩む方も少なくありません。

本記事では、美容室における予約表の種類について解説したのち、予約システムのメリットや選び方を紹介します。

今回の内容を参考にして、自店舗に適した予約システムの導入を検討してはいかがでしょうか。

美容室における予約表の種類は3つ

美容室などのサロンでは、主に次の3つの予約体制が取られています。

• ノートや帳簿などの紙媒体
• Excelなどのオフライン媒体
• クラウドシステムなどのオンライン媒体

それぞれの種類について、特徴を解説します。

ノートや帳簿などの紙媒体

ノートやテンプレートを使った手書きの予約表は、従来の予約体制によくある方法です。しかし、手書きは時間がかかる上、記入ミスや読みにくい字による誤解が生じる可能性が高いといえます。

また、修正や変更がある場合、紙が汚れたり破れたりする可能性もあるため、管理に注意が必要です。

紙は好きなんだけどね

Excelなどのオフライン媒体

Excelを使用して予約表を作成し、オフラインで保存する方法もあります。ただし、表の作成や修正に手間がかかり、保存し忘れてデータの不整合が生じる危険性もあります。

また、入力ミスやバージョンの違いによる問題も考慮しなければならないため、ある程度の表計算スキルが求められるでしょう。

POINT

• 入力ミスや保存し忘れなど人為的なミスに気をつけなければならない。

クラウドシステムなどのオンライン媒体

オンライン予約管理システムは、予約の確認・編集を店舗のパソコンやスタッフのスマートフォンなどから容易に行える利便性があります。予約が入ると自動的にデータが更新されるため、手間がかかりません。

ただし、インターネット接続が必要であるため、インターネット回線がない場合は別途用意する必要があります。また、オンライン上でデータを管理するため、セキュリティ対策が必要です。

セキュリティは必須ですね

美容室で紙の予約表ではなく予約システムを使うメリットとは？　

美容室に予約システムを導入するメリットは、次の6点が挙げられます。

• 24時間いつでも予約対応できる
• オンライン決済に対応できる
• 自動的に顧客情報が蓄積される
• 予約管理や予約の調整を自動化できる
• 予約の機会損失を防げる
• 業務負担を減らせる

それぞれの項目について解説しますので、自店舗における導入効果を考えてみましょう。

24時間いつでも予約対応できる

予約システムの導入により、美容室は24時間いつでも顧客からの予約を受け付けることが可能となります。顧客は自分の都合に合わせて予約を行えるため、営業時間外や休日でも予約ができる利便性が増します。

これにより、顧客のニーズに柔軟に対応し、利用者の満足度向上に繋げやすくなるでしょう。

POINT

• 顧客は時間を気にせず都合の良い時に予約ができる。

オンライン決済に対応できる

予約システムを導入することで、顧客は予約と同時にオンライン決済を行うことができます。来店時の支払い手続きがスムーズになることで、顧客の待ち時間を短縮することが可能です。

美容室側も収益の安定化が見込めるため、双方にとって利益をもたらす仕組みとなります。

やりとりが減ってスムーズ

自動的に顧客情報が蓄積される

予約システムは顧客情報を自動的に蓄積し、管理する機能を提供します。

顧客ごとの予約履歴や好みなどの情報を把握しやすくなるため、個々の顧客に合わせたサービス提供やマーケティング施策が可能となり、顧客ロイヤルティの向上が期待できます。

POINT

• 顧客の情報から、一人一人に合わせた提案ができる。

予約管理や予約の調整を自動化できる

これまで予約管理や調整作業を手動で行っていた場合、それらを自動化できるのも予約システムの利点です。

重複予約の防止やスタッフのスケジュール調整などが効率的に行え、人的ミスを軽減可能です。これにより、美容室の業務プロセスがスムーズになるため、スタッフの負担軽減にもつながります。

お客様の施術に専念できるのね

予約の機会損失を防げる

予約システムにより、営業時間外や店舗が混雑していて予約の電話を受けられない時でも、顧客からの予約を受け付けることが可能となります。

特に、人気スタッフや人気の時間帯の場合、紙の予約表では人為的なミスにより見落とす可能性もありますが、システムを使うことで予約の機会損失を最小限に抑えることができます。

POINT

• 時間帯やお店の状況に関係なく、予約の受付が可能。

業務負担を減らせる

手動の予約管理や顧客対応にかかる時間と労力を削減できることも、メリットの一つです。

スタッフは予約の確認や顧客対応に費やす時間を減らし、よりクオリティの高いサービス提供に注力できるようになります。同時に、人的ミスや混乱も軽減され、効率的な業務運営が可能です。

効率良くお客様に満足してもらえたら最高だね

美容室で予約システムを導入すると使える機能

予約システムの主な機能として、次の4つが挙げられます。

• 顧客データやカルテの一元管理
• 自社サイトやSNSとの連携
• POSレジシステムによる売上管理
• 売上データや顧客データの分析

それぞれの機能について解説します。

顧客データやカルテの一元管理

予約システムの導入により、美容室は顧客の予約履歴やカルテ情報を一元的に管理できます。これにより、顧客ごとの過去の施術履歴や好みなどを把握し、より個別に合ったサービス提供が可能です。顧客とのコミュニケーション強化に貢献し、リピーターを増やす上で役立つでしょう。

POINT

• 蓄積された顧客情報は接客や提案に活かすことができる。

自社サイトやSNSとの連携

予約システムは自社のウェブサイトやSNSと連携することができます。顧客はオンライン上で直接予約を行えるため、利便性の向上が期待できます。

また、連携により新規顧客の獲得や集客にも寄与し、予約の空き状況や最新情報を簡単に共有できるため、顧客とのコミュニケーションをスムーズにすることが可能です。

SNSと連携できたらとにかく便利

POSレジシステムによる売上管理

予約システムは、POSレジシステムと連携することで、売上管理を一元化できます。施術や商品の売上情報が自動的に記録されるため、収益の把握や分析を容易化できます。

また、在庫管理や経営分析にも活用でき、経営戦略の立案に役立てられるでしょう。

POINT

• 売上情報から経営改善などにも活用できる。

売上データや顧客データの分析

予約システムに蓄積された売上データや顧客データは、分析に活用できます。顧客の来店頻度や好み、売れ筋商品などの情報を把握し、効果的なマーケティング施策を展開できます。

データの可視化や比較分析により、ビジネス戦略の最適化が可能です。

数字で分析することも大事だね

美容室に予約システムを導入する際の選び方

予約システムを導入するにあたり、次のポイントに気をつけて選ぶことがおすすめです。

• システムは使いやすいか
• 外部との連携サービスは豊富か
• セキュリティ対策はしっかりしているか
• サポート体制は充実しているか

それぞれの項目について解説しますので、導入時の参考にしてください。

システムは使いやすいか

美容室に予約システムを導入する際には、システムの使いやすさが重要です。

スタッフや顧客が直感的に操作できるかどうかを確認しましょう。分かりやすいインターフェースやシンプルな予約手続きが、効率的な運用につながります。

POINT

• 顧客やスタッフの立場に立ち、操作しやすさを重視する。

外部との連携サービスは豊富か

予約システムは他のサービスとの連携ができるかどうかも考慮すべきポイントです。

自社ウェブサイトやSNS、決済サービスなどとの連携がスムーズに行えるか確認し、顧客の利便性向上や集客にどれだけ寄与できるかを評価しましょう。

いろんな決済サービスに対応しておくと便利だね

セキュリティ対策はしっかりしているか

予約システムは顧客情報や取引データを取り扱うため、セキュリティ対策が欠かせません。適切なデータ暗号化や、アクセス制御などのセキュリティ機能が備わっているかを確認しましょう。

個人情報漏洩や不正アクセスから顧客情報を守るためにも、信頼性の高いシステムを選ぶことがポイントです。

POINT

• セキュリティ面は最も重視して検討する。

サポート体制は充実しているか

導入後のトラブルや疑問に対するサポート体制も重要です。システム提供会社のカスタマーサポートが充実しているか確認し、問題が発生した際に迅速かつ適切な対応を受けられるかを確認しましょう。

信頼できるシステムを連携させることで、スムーズな予約管理や経営管理につながります。

考えられる問題を想定して、サポートがあるか確認しましょう

まとめ

今回は、美容室における予約システムについて、種類やメリット、使える機能などを解説しました。予約システムの導入によって顧客管理を効率化し、さらに顧客データや売上データの分析結果から経営方針を改善することも可能です。

ご自身の店舗に適した予約システムを取り入れ、経営の安定や売上アップを目指すのとともに、顧客満足度を高め、リピート率の高い美容室を目指していきましょう。