リマインドメールとは? 書くタイミングや予約忘れを防ぐポイントを紹介

リマインドメールとは何か、書くタイミングや予約忘れを防ぐポイントについての説明

美容サロンでリマインドメールを書く機会があり、いつ送るべきか、どのように書けば良いのか分からず悩んだ経験がある方は多いのではないでしょうか。

本記事では、リマインドメールを書くべきタイミングや効果的な書き方、お客様の予約忘れを防ぐ活用法などについて紹介します。

リマインドメールを有効活用し、効果を高めたい方はぜひ記事を参考にしてください。

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予約忘れのキャンセルは避けたいな

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リマインドメールとは?

スマボを操作する女性

リマインドメールとは、店内スタッフやお客様に向けて「リマインド(思い出させること)」するために送信するメールを指します。

メールを送信する効果としては、スタッフへ重要な情報が伝わっているかを再確認したり、お客様が予約を忘れないように、事前に確認の連絡をしたりすることができます。リマインドメールが送られてくることで、送られた側は予約や重要な情報を忘れてしまうことを防げます。

そのほか、店舗で行っているキャンペーンなどのお得な情報を配信することで、安定的にリピート率を高めていけるでしょう。

リマインドメールを書くべきタイミング

パソコンを操作する人の手元とメールのイメージ画像

書くべきタイミングとして挙げられるのは、次の3つのパターンです。

  • ミーティングや商談の前
  • クライアントと連絡がつかない時
  • 社内イベントの出欠確認

このような場合に、リマインドメールが有効です。

それでは、一つずつ解説します。

ミーティングや商談の前

重要なミーティングや商談を控えている場合、出席者に対してリマインドメールを送ることで情報を共有できます。予定の数日前から前日までにはお知らせできるようにしておき、予定を思い出してもらえるきっかけを作りましょう。

特に、オフラインではなくオンラインで打ち合わせを行う場合は、出席者が予定を忘れてしまうことが多くあります。そのため、上手くリマインドメールを活用し、円滑に進行できるようにすることが効果的です。

POINT

オンラインの会議は特に忘れやすいため、リマインドメールが効果的。

クライアントと連絡がつかない時

クライアントとの連絡がスムーズに行えない時や、長期間連絡が返ってこない時に、リマインドメールを活用してみましょう。連絡がつかないまま放置していると、全体の業務の進捗が遅れてしまいます。

サロンでは、備品の納品日が迫っている場合などに、業者に対してリマインドすると良いでしょう。そのほかにも、緊急度の高い連絡に対してスムーズにやり取りが進まない場合は、こちらから連絡してみることも必要です。

社内イベントの出欠確認

社内で行われるイベント(歓送迎系やセミナーなど)が開催される際、参加者の出欠確認スケジュールの再確認、必要なものなどを漏れなく伝える手段としてリマインドメールがおすすめです。

予定日よりも前に必要な情報を送っておき、参加者が安心して参加できるように心がけましょう。

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スムーズに業務を進めるための大事なアクションだね

リマインドメールの効果的な書き方

笑顔の女性

ここでは、リマインドメールの効果的な書き方について、以下より7つのポイントを紹介します。

ビジネスにおける基本ともいえますので、しっかりと確認していきましょう。

構成を意識する

伝えたい内容を明確にし、「挨拶・本文・締め」の順で構成を意識して書くことが大切です。具体的には、次の通りです。

  • 挨拶:挨拶とともに所属部門や自分の名前を述べる
  • 本文:リマインドしたい内容を簡潔に述べる
  • 締め:「よろしくお願いいたします」などと述べて締める

メールを受け取る相手が忙しいことも予測されるため、伝わりやすい文章の流れを作ることで、スムーズに伝えたい情報を伝達できます。

件名を具体的に書く

リマインドメールを作成する際は、件名を具体的に書きましょう。相手にメールを読んでもらわなければ意味がないため、件名を見ただけで内容が分かるようなものが望ましいといえます。

また、重要度が高いものについては、日時や行事名などを入れてさらに具体的な情報を入れ、重要性を伝えることが大切です。

POINT

件名や日時、行事名などの具体的な情報を分かりやすく書く。

冒頭の挨拶で本題を述べる

緊急を要する内容であっても、丁寧なコミュニケーションを取ることは欠かせません。そのため、冒頭の挨拶では会社名・所属部門・名前を名乗った後、本題の内容を簡単にまとめて述べることがおすすめです。

例えば、「〇〇の件について、開催日が近づいて参りましたのであらためて日時をお伝えさせていただきます。」のように、内容を簡単に伝えましょう。そうすると、メールを受け取る側のコミュニケーションコストを下げることができます。

日時や場所を具体的に書く

リマインドメールに限らずビジネスの基本といえますが、予定の日時や場所については、具体的に書くことが大切です。

また、本文に情報を入れていても相手に伝わらなければ意味がないため、箇条書きなどの分かりやすい形で伝えると良いでしょう。直前に日時や場所を伝えることで、参加者がメールリストを遡って予定を確認する手間を減らせます。

POINT

箇条書きなどを使って見やすく。日時や場所を伝えることでメールを遡る相手の手間も省ける。

5W1Hを意識する

5W1Hとは、次の内容です。

  • What:何を
  • When:いつ
  • Where:どこで
  • Who:だれが
  • Why:なぜ
  • How:どのように

これらの6つの要素について網羅することで、具体的で伝わりやすい文章を書けるようになります。仕事上のあらゆるコミュニケーションにも活用できるため、ぜひ実践してみてください。

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意識して使ってみよう

簡潔かつ丁寧に書く

メールを受け取った相手が文章を読むのにかかる時間をできる限り減らすためには、件名を含め、簡潔かつ丁寧に書くことがポイントです。

情報は書いて送れば良いのではなく、相手に伝わらなければ意味がありません。そのため、長い文章は区切って読みやすくしたり、箇条書きを使って視覚的に見やすくしたりなどの工夫を取り入れてみましょう。

誤字脱字に注意する

当たり前のことですが、誤字脱字を防ぐために、送信前に最終確認をするようにしましょう。正しい情報を伝えるためには、日時や時間、場所などの重要な情報が間違っていないかを再確認してください。

また、相手に失礼のないような言葉遣いや言い回しを意識し、不快にさせないように注意しましょう。

リマインドメールを活用して予約忘れを防ぐポイント

スケジュール管理表

美容サロンでリマインドメールを活用し、お客様の予約忘れを防ぐポイントとして次の2点を押さえておきましょう。

  • 数日前から前日に送信する
  • 自動送信ツールを活用する

リマインドメールを送る目的は「予定を思い出してもらうこと」であるため、予約日の数日前から前日までに送信しておき、お客様に内容を確認してもらうことが大切です。

また、手動で連絡するのではなく、顧客情報や予約情報の一括管理と合わせてリマインドメールを自動送信できるツールを活用することで、店舗側の業務コストの削減に繋がります。

LINEで利用できる予約管理ツールを導入し、予約の受付からリマインドまでを自動化することもおすすめです。

女性
顧客情報と連携して自動送信できるツールも効率的でおすすめ

まとめ

本記事では、リマインドメールの役割や送るべきタイミング、書くべき内容について解説しました。ポイントを意識して文章を作成することで、重要な情報を簡潔に伝えられるようになります。

美容サロンでお客様の予約忘れを防ぐためには、「数日から前日までに送ること」と「自動送信ツールを活用すること」がおすすめです。

リマインドメールを活用することでスムーズに運営しやすくなるため、コツを押さえて実践してみてください。

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