予約システムを導入するメリットとは？ 導入方法や費用相場も解説

店舗型ビジネスを行っている方の中には、予約システムの導入を検討している方も多いのではないでしょうか。

本記事では、予約システムの主な機能やメリット・デメリット、導入方法などを紹介します。また、選ぶ際のポイントについても解説しますので、ぜひ参考にしてください。

予約システムでできること

主な機能として、次の4つが挙げられます。

• 予約管理
• 顧客管理
• マーケティング
• オンラインシステムとの連携

それぞれ解説しますので、内容を見ていきましょう。

予約管理

従来の方法であれば、電話やメールなどでお客様から予約を受け付け、スタッフが手動でスケジュールに記入していくことが一般的でした。システムを導入することにより、時間帯を問わずに予約を受け付けられるようになります。

また、聞き間違いによるミスも防げるため、予約漏れやダブルブッキングなどを無くせることも特徴です。

便利で効率も良くなるね

顧客管理

お客様から予約を受けた際に入力されたデータは、システムで一元管理できます。サービスの利用日時だけでなく、細かな顧客情報（住所・電話番号・メールアドレス・職業など）やサービス内容、利用日時などを保存し、分析に活用できるでしょう。

顧客管理の仕組みを上手く活用することは、商品開発やサービスの質向上による、顧客満足度アップにつながります。

POINT

• 顧客データは保存でき、分析にも活用できる。

マーケティング

顧客情報は、商品開発やサービスの質向上に限らず、店舗のマーケティング全般において活用できます。例えば、顧客のメールアドレスを収集しておき、来店後にアフターフォローのメールを送ったり、期間限定やキャンペーンなどの情報を配信したりすることも可能です。

安定した売上を上げていくためには、新規顧客だけでなく、リピート客を増やすための顧客育成が欠かせません。定期的なメール配信のほか、予約のリマインドメールなども配信できるようにしておくとキャンセル防止にもつながります。

お客さんにもっと喜んでもらいたいな

オンラインシステムとの連携

予約システムの中には、SNSやオンライン決済などのオンラインシステムと連携可能なものがあります。顧客が既に使ってるサービスと連携することで、よりサービスを身近に感じてもらいやすくなり、利用のハードルを下げられるでしょう。

また、オンライン決済は顧客の利便性が高まることに加え、店舗スタッフの会計ミスを減らすことにも効果的です。

POINT

• SNSや別のサービスとも連携できるため、抵抗なく使いやすい。
• 便利かつスタッフのミスも回避できるため正確で効率が良い。

予約システムのメリット・デメリット

ここでは、店舗に予約システムを導入するメリットやデメリットについて解説します。

メリット

主なメリットとして、次の3つがあります。

• 予約管理を自動化できる
• 24時間リアルタイムで稼働できる
• 顧客データを収集・分析できる

一つずつ紹介していきます。

予約を自動管理できる

これまで手動で行っていた予約管理を自動化できるため、店舗側にとって業務の効率化が期待できるでしょう。

電話で予約を受け付けると、名前や予約日時を聞き間違えてしまうケースは少なくありません。また、予約の時間になってもお客様が来店せず、問い合わせたら日時を間違えていた、というトラブルもあり得るでしょう。

システムを活用することにより、正確に予約を受け付けられるだけでなく、予約の前日などに顧客へリマインドメールを送ることもできます。そのため、これまで予約管理にかけていた従業員の労力やコストを削減できるかもしれません。

その分施術に集中できる

24時間リアルタイムで稼働できる

電話対応の場合は、対応できるのが店舗の営業時間内に限られるため、お店側や顧客側の双方のタイミングが合わなければ予約を確定できませんでした。

しかし、システムを導入すれば24時間リアルタイムで予約対応できるため、顧客の好きなタイミングで予約してもらえます。これにより、機会損失のリスクを抑えられるでしょう。

POINT

• 営業時間に限らず予約を受けることができる。
• 顧客は夜間や休日など自分のタイミングで予約できる。

顧客データを収集・分析できる

上述で挙げたように、予約管理だけでなく顧客データを収集・分析し、マーケティング施策に活かすこともできます。予約内容と顧客情報を可視化させることにより、よりロジカルな経営戦略が立てやすくなるでしょう。

各システムによって細かな機能が異なるため費用対効果を考慮して活用することがポイントです。

データをまとめる時間もないから助かる！　

デメリット

代表的なデメリットとして挙げられるのは、次の2点です。

• システムの設置にコストがかかる
• 管理やメンテナンスが必要である

それぞれ解説します。

システムの設置にコストがかかる

多くの予約システムはWebサイトに設置されていることが多く、設置するまでの時間や費用がかかるため注意しなければなりません。導入方法はいくつか種類がありますが、いずれにおいても、予算と制作期間を見積もっておく必要があるでしょう。

また、設置だけでなく毎月の運用費が発生する場合もあります。高機能なサービスを選ぶと費用が高くなる傾向にあるため、低予算に抑えたい場合は最小限の予約システムを選ぶことがおすすめです。

うちは最小限でいいかもなあ

管理やメンテナンスが必要である

システムは導入して終わりではなく、運用中の管理やメンテナンスを行う必要があります。顧客の個人情報を取り扱うため、セキュリティには特に気をつけるのはもちろん、最新の情報にアップデートしていかなければなりません。

データは定期的にバックアップを取り、アップデートで脆弱性の対策を行うことがポイントです。自社でメンテナンスする場合は専門知識と労力が必要になるため、難しい場合は、予約システムの作成ツールを活用することで運営会社が管理をサポートしてくれます。

サポート付きだと安心

予約システムの導入方法や費用相場

ここでは、代表的な導入方法として次の3つを紹介します。

• ASPを使う
• 自社開発する
• 開発会社へ依頼する

それぞれの費用相場についても解説しますので、導入する際の参考にしてください。

ASPを使う

ASPとは、「Application ServiceProvider」の略であり、このASPを使うことにより、インターネット上でサービスを提供できます。自社の求める機能が揃っているサービスを選ぶことで、低コストかつ短時間でサイトへ予約システムの埋め込みが完了するでしょう。

初期費用に加えて月々の基本料金が設定されていることが多く、さらにオプションを追加すると料金がプラスされる仕組みです。初期費用は5,000円前後、基本料金は5,000〜30,000円程度が相場となっています。

初期費用が無料のサービスもあるため、複数の会社で比較することがおすすめです。

目的に合ったサービスを見つけないとね

自社開発する

自社で専門知識を有するスタッフがいれば、自社開発することも可能です。高いスキルを持っていることが前提となりますが、自由度の高いシステム開発を実現できるでしょう。

ただし、システムの規模が大きくなるほど開発コストが高額になり、1,000万円を超えるケースも珍しくありません。

また、開発にかかる時間が長くなりやすいため、必要なリソースを確保しておく必要があるでしょう。

POINT

• 自由な反面、コストや時間もかかるためリソースに余裕があるか検討する。

開発会社へ依頼する

大規模な開発をする場合、開発会社へ依頼することで自社が求めているシステムを構築できます。また、企画や構築だけでなく、保守や運用にも対応している会社が多く、自社にシステム開発の知識がない場合におすすめです。

費用は会社や依頼内容によって異なり、最低限の機能を備えたものであれば数十万円、大規模で機能性の高いシステムを構築する場合は数千万円になるケースもあるでしょう。

けっこう費用がかかるんだね

予約システムを選ぶ際のポイント

自社に適したサービスを選ぶ必要があり、ポイントとして次の3つが挙げられます。

• 無料プランから始めてみる
• 同業種への導入実績を確認する

それぞれ解説しますので、参考にしてみてください。

無料プランから始めてみる

予約システムの導入が初めての場合、無料プランがあるサービスで使いやすさを試してみることがおすすめです。試用期間のうちにマニュアルやサポートを確認しておき、スムーズに運用できるか検討しましょう。

また、会社の規模や求める機能によっては、無料のプランで十分な場合もあります。必要に応じてアップグレードすることで、運用費用を抑えられます。

POINT

• 無料で機能面や操作性、サポート環境などを確認する。

同業種の企業への導入実績を確認する

業種によって、予約システムのサービス内容や機能の相性は異なります。例えば、飲食店では必要ありませんが、美容院やサロンでは予約の指名機能が必要になるでしょう。

自社と近い業種の企業への導入実績を確認し、実際に導入した時のメリットやデメリットを考えることがポイントです。

同業他社のリサーチも行っておきましょう

まとめ

本記事では、予約システムにおける主な機能やメリット・デメリット、導入方法、費用相場などを紹介しました。

自社に必要な機能を備えたサービスを活用することで、売上の安定化やリピート客の増加、顧客満足度の向上などに繋がるため、検討してみてはいかがでしょうか。