美容室予約システムのメリットと導入するときの注意点を紹介

美容室に予約システムを導入する

皆さんのサロンでは、美容室予約システムを導入していますか？
急速なIT業界の進歩により今までのやり方が通用しなくなってきています。

例えば集客。
以前はポスティング、ハント、リーフレット、紹介などでお客様を集めることが可能でしたが、今やポータルサイトやSNSが主流となりました。美容室予約システムも同様です。Face to Faceで接客に時間をかけ、お客様の名前や好みなどを紙のカルテで管理してきましたが、徐々にお客様1名にかけられる時間が限られてきています。

美容室数の過度な増加による単価の減少や圧倒的なアシスタント不足が原因です。予約に関しても、様々なポータルサイトからのダブルブッキングで、営業後にすべての予約を一つにまとめるための人件費が高騰。さらに月末・月初の売上管理をはじめ働き方改革による労働時間の短縮など美容室を運営していくにあたり非常に厳しい時代が来ています。

こういった時代を乗り切るためにも美容室予約システムは必須といえます。

スタッフの業務効率化のほか、お客様情報を管理することで正しいメニュー提案とともに単価の増加が見込めます。管理者は外出先でもお店の状況をリアルタイムで確認し、抽象的な数字をより具体的に見える化できるなどメリットは計り知れません。そのような導入のメリットについて次項目で解説していきます。

美容室予約システムのメリットとは？

従来の美容室予約システムは、パソコンへのインストール型がメインであったため、お店にいないと使用できず最終的な業務効率化に繋がりづらい面がありました。しかし、クラウド型を基本とした最新の美容室予約システムは、お店のパソコンだけでなくタブレットやスマートフォンで、いつでもどこでも使用することが可能です。そのため、スタッフが個人目標に対して現在の達成率はどのくらいなのか、何が足りないのかをリアルタイムで確認できモチベーション向上に繋がります。

さらに店舗のパソコンでしかできなかった精算処理やお客様情報の入力なども各個人が行うことで業務効率は格段にアップします。またお客様のカルテ機能も充実しています。紙カルテに比べ詳細な顧客分析をメニューや店販商品の提案時に生かす事で売上の増加が見込めます。今までは個別で行っていた会計処理・カルテ・予約管理・売上管理等の業務すべてを一元管理し、尚且つ分析も可能です。管理する上では、個人情報に対するセキュリティーが高い点も安心です。

上記の豊富なメリットに対しデメリットとしては、ランニングコストと操作方法習得の2つが挙げられます。ランニングコストに関しては、現在使用している紙が不要となるため大きく増加することはないでしょう。それどころかペーパーレス化が進み店内の環境が整うといったメリットまで発生してきます。操作方法においても、普段使い慣れないパソコンで１から覚える必要はなく、お手持ちのスマートフォンで直感的に操作できるため習得に時間がかかりません。

以上のことから美容室運営において美容室予約システムは無くてはならない存在であると言えます。

導入時に必ず確認するべきこととは？

大切なことは、利用する側がシステムに何を求めるか、です。主な予約システム機能と言えば、

主要な予約システム機能

• 住所・氏名・生年月日・勤務先・来店頻度・店販履歴などの「顧客管理」
• 日別・月別・年別・担当者別・メニュー別・男女別などの「売上管理」
• 個人売上・生産性・再来管理・予約管理などのスタッフ管理」

というのが一般的でした。

最近は上記機能に予約システムが加わり、コーポレートサイトやアプリ、ポータルサイトの予約一元管理が必須です。しかし多くのシステム会社は、外部の予約システムを導入しているため割高となり、最終的にデータが分かりづらくトラブルの元になりかねません。そのため、複数の機能を一体化させたオールインワンシステムを推薦します。

アプリに関しても、しっかり確認しないと自分の考えと異なる場合があります。何をどこまでできるシステムなのか、導入費用はいくらか、他のシステム連携による不具合は無いかといった問題をクリアにしておきましょう。料金とのバランスも考慮し、売上に直接結びつく価値あるシステムを選んでください。

Web予約・自社アプリ・ポータルサイトを一元管理できるシステム会社を選んでください。

Mobius 美容室の管理や集客、24時間予約に対応

前述の通り、あらゆる業務の中で売上管理ひとつとってみても、日別・月別・年間売上の統計データを確認することで問題点などに気づくことができます。次にスタッフ管理売上を見ていきます。例えば、昨年対比で売上が大きく落ち込んでいたとします。このような時、スタッフ数の変化や売上貢献度の高いスタッフが退社していないかなど分析し原因を探していきます。逆に業績が大幅にアップした年は、売上の大きかったメニューの把握やスタイリストとアシスタントの増減数を分析します。クライアントからも依頼されますが、基本的にどこのメーカーも作業工数や図形データかの違いはありますが大きな差はありません。

では今の時代に、売上を伸ばす方法は他に何があるのか。

まず集客は、Web予約やアプリ予約がない美容室はポータルサイトとの競合に勝つことができずかなり機会損失しています。あるアンケートで「美容室を探し予約する時間は何時が多いですか？」と聞いたところ、仕事から帰宅し食事と入浴後のほっと一息する23時前後でした。メールやSNSを活用する美容師さんが多い中、お客様にとって本当に便利なツールなのでしょうか？

確かに電話より手間は省けますが、美容室の空き時間から自分で希望日を選べず、オーナーやスタイリストとのやりとりが不可欠です。23時過ぎにお互いメッセージ交換できる人は稀であり、ましてやお客様が女性、担当美容師が男性ならば尚難しいと思います。

Web予約システムの必要性

そこで、必要となるのがWeb予約システムです。弊社のアプリを導入頂いている美容室では、予約の1週間前と3日前にお客様へ確認のご連絡がいきます。その結果、キャンセル数が45件から13件に減ったと嬉しい報告を受けました。この美容室は単価7,000円のため、7,000円×32件＝224,000円の売上アップとなります。また予約確認の電話が不要となるため「時間とストレスが解消されました」といった声も寄せられています。

このように集客・売上アップに繋がる24時間アプリ予約が普通の時代です。お客様に対するサービスでもあり、何よりも機会損失を防ぎ固定化に繋がります。ポータルサイトのお客様を自店の固定客にしようと考えるなら、まずは同じ環境がなければ話になりません。Web予約・アプリ機能・ホームページが美容室に最低限必要なものだからです。

パソコンでもタブレットからでも予約システムに連動した売上登録が可能

美容室予約システムは、売上登録や帳票集計あるいは予約表の登録や確認時に主流であったパソコンとモバイル端末でも運用が可能です。美容室予約システムは運用する環境にデータを取り置きしていません。すべてのデータをクラウドで管理しているため、万が一、パソコンの故障で予約表が見られないトラブル時にも他端末で確認でき安心です。新しい端末を用意し、アドレスとID、パスワードをセットするだけで、すぐにご利用いただけます。従来のように、メーカー担当者に再セットアップを依頼し費用が掛かる時代は終わりました。

持ち歩きのできるスマホやタブレットで売上管理ができる一方、「顧客情報の漏洩については大丈夫なのか？」といった心配もMobiusは不要です。GPS機能を搭載しお店から50メートル離れたタブレットやスマホは動かなくなるようになっています。店舗外では、許可IDとパスワードでなければ運用はできません。もちろん、オーナーはインターネットのつながる環境であれば世界中どこでも利用可能です。

Mobiusは複数の環境で登録や精算業務を行うことができるため、フロントだけでなく施術中にも活躍します。デジタル予約表搭載の美容室予約システムならタブレット画面を見ながら次回予約のご案内ができます。さらに、来店数の多かった週末には売上伝票を手分けして入力することで閉店作業も手早く終わりスタッフの時短に貢献します。多方面で無駄を省いた店舗運営、企業経営ができるようになるのです。

同一ブランド複数店舗を1つのアプリ、美容室予約システムに集約可能

複数のブランドと複数店舗を運営する場合にも、美容室予約システムは利便性に優れています。店舗ごとの管理はもちろん、同一ブランド複数店舗の場合も、グループとして１つに集約し売上集計管理ができるようになっています。このため、スタッフやストアランキングも店舗・ブランド、グループ全店舗と分けて集計・分析が可能です。Mobius のスマートフォンアプリは、ブランドごとにストア申請します。

お客様にとっては、お店の看板と同じマークのアプリがスマホに表示されるため、間違えることなくご利用いただけます。さらに同ブランド内に複数店舗を掲載している事から、進学や転勤で引っ越した際も、店舗選択項目からスムーズに変更できる様になっています。

美容室予約システムのもう一つのポイントは、各スタッフのメニューを指定できる点です。この機能を使うと、同一店舗内でネイルのメニューはネイリストさんに、カラーのメニューはカラーリストさんに、まつエクのメニューはアイリストさんに、もちろん美容のメニューは美容師さんに、というように予約受付のコントロールが行えます。

美容室の便利も、美容室のお客様の便利も兼ね備えているのが美容室予約システムです。