美容室の電子カルテのメリットは？ POSアプリを導入して売上アップ
「電子カルテ」という言葉を聞くようになりました。
美容室ではお客様の顧客情報はもちろんのこと、来店の際に行った内容を記録して、次回来店時に備えます。
この内容は多岐に渡り、カラーの場合は使用薬剤やその比率、デザインカラーなどの場合は塗布方法や仕上がりのイメージ、そのあとのヘアケア内容まであります。
多くの美容室では、紙のカルテに記入し保管しているのではないでしょうか？
今回は、数多くあるアプリやWebシステムの中から、どのように電子カルテを選べばいいか、さらに店舗運営に必要となってくるPOSアプリ導入のメリットをまとめてみました。
どうやって選べばいいのかな
▼ 目次[表示] ▲ 目次[非表示]
カルテには個人情報保護法に関わる項目が記載
紙のカルテの保管方法は、個人情報保護法施行の現在では鍵のかかる引き出しにカルテを入れておく必要があります。
なぜならこの紙のカルテにはお客様の住所や電話番号、生年月日など、個人情報保護法に関わる項目がしっかり記載されているからです。
この個人情報はその店舗での使用用途以外に使われた場合、罰則を負うことになります。さらに、紙のカルテには退職するスタッフのお客様持ち出しのリスクも伴います。
厳重に保管しましょう
カルテの電子化のメリット
個人情報保護法が実施されてから、紙のカルテを電子化し、ペーパーレス環境に美容室でも取り組むために多くの仕組みが出てきました。お客様情報を電子化するには、美容室をご利用いただいたお客様の売り上げを登録するPOSシステムと連携して運用する必要があります。
なぜならば、POSシステムにはお客様の個人情報は予め登録されています。更にご利用いただいたメニューも売上データに入っています。
これに手書きでメモが取れて、薬剤などの登録や、割合が記載できて、ビフォーとアフターの写真が保存できたら満点です。電子カルテにするためのメリットは顧客情報がデータ化されて、紙のカルテのように退職スタッフの持ち出しができないように制限を掛けたり、2次使用の危険性を防げたりします。
お客様の満足度も上がる電子カルテ
『前回の色味が良かったから今回も前回同様にお願い』などのお客様リクエストを、カルテに保存した施術履歴の写真で確認できるのです。このように、便利になることや危険性を無くすために電子カルテの利用をお勧めします。
カルテを電子化してPOSの機能を充実させ、そのPOSに紐づいたスマートフォンアプリケーションをお客様の会員証にすると、お客様管理だけでなく、大幅に美容室の運用にプラス作用が発揮されます。
とっても便利
- アプリでお客様満足度を上げよう
スマホアプリのメリットとは
多くのサロンでは来店いただいたお客様に次回のご予約を案内します。お客様の都合の良い時間をご案内して、お客様の貴重な時間を最大限使わないよう案内するとともに、美容室側の売上ベース確保のために、この次回予約提案は大切です。
紙の会員証の場合、次回予約日のメモ書きをお渡しし、ご来店をお待ちしていました。
この運用ではお客様が予約日を忘れ、故意ではなくドタキャンが発生しお店の売上に影響が出るということが多かったです。またお客様も忘れたことでバツが悪くなって、他店に行ってしまうという最悪の結果にも繋がります。
このような状態にならないように、サロンでは「予約日前に電話でご案内をする」などの対策を取っていましたが、何度かけても電話に出なかったり、着信履歴の多さにお客様からお叱りをいただいたり…。この作業はスタッフにストレスを与え、離職してしまうという美容室にとって大変に悲惨な結果にもなっていました。
スマホアプリを運用開始すると、予約日前にプッシュ通知が自動配信されて、お客様に予約をされていることをお知らせすることができます。機能の高いアプリでは承諾のボタンがあり、このボタンを押したことがPOSの画面で確認することができるので、予約の時間に穴が空くことは少なくなりました。
更に高機能なアプリには予約の変更や、キャンセルもできるため、予約確認作業は電話応対をしないまま完結できるのです。
それだけでないスマホアプリのメリット
スマホアプリを運用して、店舗作業が増えてしまっては本末転倒です。
メビウスPOSアプリは、新規のお客様の会員登録はスマホアプリ会員証で行うので、今までのように紙に記入されたお客様の基礎情報を、店舗スタッフがPOS登録を行わなくて済むようになりました。
新規開店サロンの場合はチラシやリーフレットなどで開店を告知し、電話で予約受付をすることが一般的な開店前集客でしたが、既に時代はSNSやホームページなどにアプリのQRコードを掲載してアプリ登録をしていただき、開店前からお店の予約を確保することができるのです。
しかも、そのお客様情報は既にPOSに登録されていますので店舗作業は大幅に削減されます。
効率化できるかが重要だね
重複作業が必要な広告サイトの予約について
美容室の集客には広告サイトに広告を出して、予約確保を行います。そのためには広告サイトの予約表を自店舗の予約と同じにしておかなければなりません。
紙で予約管理をしていたサロンでは、紙に書いて、広告サイトも塞いでと重複作業が必要で、次第に紙の管理をやめてしまい、広告サイトだけで予約を管理するようになってしまいがちです。
これは便利ですが、その広告サイトに一生広告費用を払い続けなければなりません。少額の広告費用なら問題はありませんが、多くのサロンの場合この広告費用の割合が高い傾向にあります。この広告費用を安価にすることはお店の利益に貢献します。
メビウスPOSアプリは大手広告サイトの予約表と同期を取れるようにしてあります。
メビウスに登録された次回予約や電話、スマホアプリからの予約は自動的に広告サイトの予約を塞ぎます。広告サイトに入った予約も自動的にメビウス予約表に反映されますので、予約表を重複で登録する必要はありません。しかも、全国各地の導入サロン様からいただいた、広告サイトから新規のお客様の次回予約取得ノウハウもご案内しています。
「予約の同期だけでは重複作業は終わらない」とお客様からの声もあり、広告サイトとPOS環境それぞれに登録していた店舗の営業予定設定と、スタッフのシフトもメビウスでは同期し、作業軽減を図っています。
さらに、広告サイトに掲載したクーポンメニュー、これを広告サイトからメビウスに登録する機能もこの春リリースいたします。常に新鮮な情報がスマホアプリに掲載されているので、美容室ご利用のお客様のアプリ利用率が高まり、広告サイト依存の店舗運用から脱却の足掛かりが作れます。
POSアプリが一体の仕組みをオススメします
売上計上のPOSも提案はされますが、他社で作っていたり、予約と別仕組みであるため導入費用が別に掛かったり、連携費用が必要であったりと結構な費用が掛かっているのが現状です。結果、料金が高額であったり店舗運用に無駄な作業が多いものしか選択できませんでした。
メビウスPOSアプリは、その名の通りPOSアプリが一体の仕組みです。
アプリからの24時間予約も広告サイトの予約連動も、WEB予約もPOS機能や顧客管理、売上管理、予約管理、スマホ会員証機能をトータルで提供しています。
POSの売上情報を持っていますので、過去3か月間でパーマをされたお客様だけに、ご案内をスマホアプリ会員証に到達率の高いプッシュ通知を行うなどのセグメント配信機能も使えます。
ハガキを購入して案内の内容を作って、印刷してあて名を書いてなんて作業はなくなるのです。
昔は手書きで書いてた
サロン売上を上げていくには売上分析が重要
POSが中心のメビウスは売上の分析機能も充実しています。
カット、カラー、パーマ、トリートメント、それぞれの比率の取得や、男性だけ、女性だけなどサロン売上分析に必要な項目は当然のように実装しています。
メビウス導入を決めたサロングループ様では「お客様の複数メニューご利用時に、担当者を分けて売り上げを計上する仕組みが無かった」と聞いています。そして売上を計上しないアシスタントさんや、フロントさんなどに、正しい評価をするための作業按分機能も付いています。
予約確保はやはり重要。
その予約の窓口を、スマホアプリやホームページ、インスタ、SNSなどからのWEB予約機能を持ち、広告サイトの予約に連動し、売上管理をしていく。これがメビウスが提案する美容室運営プログラムです。
