ネット予約システムとは？導入すべきケースや導入のポイントについて解説

「ネット予約システムを導入すべきか悩んでいる」「導入することで何が変わるのか知りたい」という方は多いのではないでしょうか。

本記事では、ネット予約システムの概要やメリット・デメリット、導入すべきケース、導入時のポイントなどについてまとめました。店舗運営を効率化したいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

ネット予約システムとは

ネット予約システムは、店舗への来店予約をクラウドサービス上で受け付け、予約内容を一元管理できるサービスです。24時間365日受付可能で、予約状況をリアルタイムで確認できることが特徴です。

基本的な機能は予約を受け付けることですが、入力された顧客情報を一元管理して顧客視点やマーケティング施策に繋げることもできます。

お客様は、予約したい日時を選んで電話番号やメールアドレス、氏名などを入力するだけで予約できます。店舗側は、あらかじめメニューや時間枠を設定しておき、予約が入ったらその日時に店舗にてサービスを行うのが基本の流れです。

便利だね

ネット予約システムのメリット

主なメリットとして、次の3点があります。

• 24時間予約可能である
• 予約ミスを防止できる
• 顧客情報を一元管理できる

1つずつ解説しますので、内容を確認しましょう。

24時間予約可能である

24時間いつでも予約可能であるため、お客様にとっても店舗スタッフにとっても効率的なシステムといえます。

日中仕事などで忙しいお客様の場合、営業時間内に電話するのが難しく、予約を取りにくいと感じるケースも少なくありません。また、店舗側は、従来のように電話で受付を行うと、忙しくて営業時間内に電話を取れず予約の機会を逃してしまうことがあります。

予約システムを導入すれば、お客様はいつでも好きなタイミングで予約でき、店舗は手の空いた時間に予約を確認すれば良いため、双方にとってメリットがあります。

POINT

• いつでも予約可能できるため、お客様も店舗側にとってもメリット。

予約ミスを防止できる

システムを導入し、これまで手作業で行なっていた予約業務におけるミスを防止できることもメリットです。

電話での聞き間違えや台帳への記帳ミスなど、手動での予約管理にはさまざまな課題が挙げられます。

お客様が直接情報を入力するネット予約システムを使うことで、予約ミスを防げるため、ブッキングや予約漏れを減らせるでしょう。スムーズな顧客対応は、顧客満足度の向上にも繋がります。

予約ミスは避けたい

顧客情報を一元管理できる

お客様が予約時に入力した情報は、システムに蓄積されていき、一元管理できます。

顧客属性や来店理由、来店回数など、さまざまな要素で分析した顧客データベースを作れるため、店舗運営の課題や問題点を見つけやすくなるでしょう。

分析したデータをもとに、販促施策やキャンペーンの実施、クーポンの配布など、効果的なマーケティング施策を考えることも可能です。お客様に求められているサービスを提供するために、顧客情報の活用は欠かせません。

POINT

• 顧客データは蓄積されるため、店舗の課題や改善につなげる分析材料となる。

ネット予約システムのデメリット

一方、デメリットとして次の3点が挙げられます。

• お客様がキャンセルしやすい
• システムの操作に慣れる必要がある
• 電話受付とのダブルブッキングが発生する可能性がある

それぞれ解説しますので、確認しましょう。

お客様がキャンセルしやすい

インターネットを使って簡単に予約できる反面、キャンセルも簡単であることはデメリットといえます。

店舗はお客様の来店前から準備を行うため、直前のキャンセルが痛手になってしまうことも少なくないでしょう。

こうしたトラブルを防ぐためには、事前決済に対応しているシステムを選ぶことで、ある程度キャンセルのリスクを減らせます。また、事前に決済が完了していれば、店舗での会計業務をカットできるため、業務効率化にもつながります。

事前決済がキャンセル抑止にもなります

システムの操作に慣れる必要がある

ネット上で予約を受け付けられる便利なシステムとはいえ、活用するためには、店舗スタッフが操作に慣れる必要があります。特に、初めて導入する場合は、より丁寧にスタッフに使い方を教えなければなりません。

デジタル端末の操作が苦手な場合は、シンプルな操作で使えることを強みとしているシステムを選んだり、サポートが充実しているシステムを選んだりすると良いでしょう。

さまざまなサービスが存在するため、店舗に適したものを選ぶことが大切です。

POINT

• サロンの運営方法やスタッフの操作レベルに合ったシステムを選ぶとよい。

電話受付とのダブルブッキングが発生する可能性がある

予約システムの導入でミスを防げるとはいえ、電話予約の受付も行う場合は、ダブルブッキングに注意しなければなりません。

電話で取った予約はシステムへ登録する必要がありますが、登録が遅れると、ネット予約とブッキングしてしまう可能性があります。

そのため、ネット予約での受付に統一するか、電話で受け付けた予約の登録を忘れないための工夫をするなどの方法で、ミスを防ぐ必要があるでしょう。

ヒヤヒヤする〜

ネット予約システムの導入がおすすめな3つのケース

ネット予約システムを導入すべきケースとして、次の3つが挙げられます。

• 営業時間内の予約対応が難しい
• メニューに合わせた在庫管理が難しい
• 近隣に新規店舗の出店予定がある

それぞれ解説しますので、店舗へ導入すべきか考えてみてください。

営業時間内の予約対応が難しい

常に混雑している店舗だったり、店舗スタッフが少ない店舗だったりする場合、電話での予約対応が難しいケースが多くあるでしょう。

予約システムを導入すれば、24時間オンラインで受付可能なため、営業時間内に取りきれなかった分の来店を増やせる可能性があります。機会損失を防ぎ、店舗経営にプラスとなるでしょう。

また、お客様目線でも自身の好きなタイミングで来店日時を決められるため、来店における利便性の向上が期待できます。

POINT

• 店舗側にとっては予約を取りこぼすことがなくなる。

メニューに合わせた在庫管理が難しい

店舗によっては、提供しているメニューの数が多く、全てのメニューに対応するための在庫管理が難しい場合もあるのではないでしょうか。特に、仕入れが必要な飲食店や美容サロンなどでは、在庫管理に頭を悩ませるスタッフも多いようです。

来店前にメニューを選べるシステムを導入すれば、店舗側は予約の完了時点でメニューを把握できます。在庫管理の効率化につながるだけでなく、実際の来店時にスムーズにサービスを提供しやすくなるでしょう。

在庫ロスは避けたいね

近隣に新規店舗の出店予定がある

今ある店舗の近くに新規店舗を展開する場合、それぞれの店舗へ来店するお客様を空いている店舗へ案内するケースがあります。

従来の方法であれば、双方の店舗の空き状況を電話で確認する必要がありました。しかし、別店舗の予約状況を把握できるシステムを導入すれば、両店舗の予約を簡単に確認できるため、空きのある店舗へスムーズに案内可能です。

効率的にサービスを提供できるため、お客様に快適に利用してもらえるだけでなく、店舗の売上アップにもつながるでしょう。

POINT

• 店舗間での運営状況の確認にも役立つ。

ネット予約システムを導入する際のポイント

導入時のポイントとして、次の3点が挙げられます。

• 店舗にとって必要な機能を確認する
• お客様が使いやすい設定にする
• お客様にシステムの導入をお知らせする

1つずつ解説しますので、サービス選びに失敗しないようにしましょう。

店舗にとって必要な機能を確認する

機能が多ければ良いわけではないため、店舗にとって必要な機能を確認しましょう。機能が多いと操作が複雑になり、コストも大きくなりやすいため、本当に必要な機能を使えるサービスを選ぶことがポイントです。

なかには無料で利用できるサービスもあるため、よく検討した上で導入しましょう。

まずはスタッフが使えないと

お客様が使いやすい設定にする

いざ導入しても、お客様が使いにくいと感じた場合、来店可能性を下げてしまうでしょう。

メニューや説明はお客様が分かるように記載し、予約完了までスムーズな流れで進めるように工夫することが大切です。実際の予約画面を確認しながら、初めて来店するお客様でも使いやすい設定にしましょう。

POINT

• メニュー画面や予約確定までのステップはわかりやすくする。

お客様にシステムの導入をお知らせする

システムを導入したら、お客様に告知して利用を促しましょう。ただ導入しただけで利用者が少ない場合、毎月のコストが発生するだけになってしまう可能性があります。

店内の掲示物で予約システムを導入したことについて告知したり、施術や提供を待っているお客様に直接案内したりすることで、利用を増やせるでしょう。

告知が予約のきっかけになるといいね

まとめ

今回は、ネット予約システムについての概要や特徴、選ぶ際のポイントなどについて解説しました。

店舗に合ったものを導入することで業務を効率化できるほか、お客様にとっても利便性を高められます。さまざまなシステムが存在するため、必要な機能を確認した上で最適なものを選びましょう。