マツエクサロンに電子カルテは必要？メリット・デメリットや選び方を解説

マツエクサロンを経営している方の中には、これまで紙媒体で管理していたカルテを電子化したいと考えている方も多いのではないでしょうか。

電子カルテの導入にはさまざまなメリットがあり、業務効率化や顧客満足度の向上に効果が期待できます。

本記事では、マツエクサロンで電子カルテを使うメリット・デメリットや電子カルテを作成できるサービスの選び方について解説します。

電子カルテの導入により、マツエクサロンの経営を成功させたい方はぜひ参考にしてください。

マツエクサロンの顧客管理は電子カルテがおすすめ！　

マツエクサロンにおいて、顧客の満足度を向上させるためには、技術力だけでなく丁寧なカウンセリングと顧客の要望を的確にヒアリングすることが重要です。顧客の理想と現実のギャップを埋めるためには、カウンセリングの段階で適切な提案を行うことが欠かせません。

お客様のまつげの状態や希望によって、施術のボリュームやスタイルに変化が生じることもあります。こうした場面で、ヒアリング内容や提案、施術の詳細を電子カルテに記録することで、次回の来店時にもスムーズに顧客とのコミュニケーションを図れます。

また、電子カルテの記録を振り返ることで顧客の好みや要望を把握し、長期的なリレーションシップの構築に役立てられるでしょう。マツエクサロンの接客向上とリピーターの獲得において、電子カルテの導入は有効な手段の一つです。

情報管理には必須だね

マツエクサロンで電子カルテを使うメリットとは？　

マツエクサロンで電子カルテを使うメリットとして、次の6点が挙げられます。

• 顧客情報を管理しやすい
• 同意書やヒアリングシートをデジタル化できる
• カルテ用紙の購入費や印刷費をカットできる
• セキュリティ対策により個人情報を保護できる
• 24時間どこでもカルテを確認できる
• スタッフ間で顧客情報を共有しやすい

1つずつ解説しますので、電子カルテを使うことによる利点を確認しましょう。

顧客情報を管理しやすい

電子カルテの導入により、顧客情報の管理における効率が大幅に向上します。顧客ごとの施術履歴や希望スタイル、アレルギー情報などを一元的にデータベース化することで、スムーズなカウンセリングや施術の提供が可能です。

これにより、顧客一人ひとりに合わせたサービスの提供を容易に行えるでしょう。

POINT

• さまざまな顧客の情報を管理しやすい。

同意書やヒアリングシートをデジタル化できる

電子カルテを使用することで、同意書やヒアリングシートなどの書類をデジタル化することができます。顧客が提供する情報を簡単に記録し、必要な際に素早くアクセスできるため、カルテの取り違えや紛失のリスクを軽減できます。

間違いはできるだけ減らしたいね

カルテ用紙の購入費や印刷費をカットできる

電子カルテを導入することで、従来のカルテ用紙や印刷に関わる費用を削減できます。繰り返し使われる紙やインクのコストが軽減されるだけでなく、環境への負荷も減らせます。

POINT

• 環境の負荷も、紙まわりのコストも節約できる。

セキュリティ対策により個人情報を保護できる

電子カルテはセキュリティ対策が施されており、顧客の個人情報をしっかりと保護することが可能です。アクセス制限や暗号化などの仕組みにより、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。

セキュリティの高いものを選びましょう

24時間どこでもカルテを確認できる

電子カルテはクラウド上に保存されるため、インターネットに接続できる環境さえあれば、24時間どこからでもカルテを確認できます。急なスケジュール変更や顧客からの質問にも迅速に対応できるため、サロンの運営効率が向上するでしょう。

POINT

• いつでも確認が可能で対応しやすい。

スタッフ間で顧客情報を共有しやすい

電子カルテを使用することで、スタッフ間で顧客情報を簡単に共有できます。施術スタイルやカウンセリングの内容など、異なるスタッフが連携しやすくなるため、顧客の好みや要望に合わせた高品質なサービス提供が可能です。

スタッフがいるならとても便利ね

マツエクサロンで電子カルテを使うデメリットとは？

一方、マツエクサロンで電子カルテを使うことにはデメリットも存在します。今回は、以下の点について解説します。

• 端末が1台だとかえって回転率が悪くなる
• カスタマイズ性が低い場合がある
• イラストを使ったカルテは作りにくい場合がある

1つずつデメリットを確認しましょう。

端末が1台だとかえって回転率が悪くなる

1台の端末しか利用できない場合、回転率が低下する可能性があります。例えば、タブレット1台のみでカルテを管理すると、他のスタッフの入力が終わるまで待つ必要があり、効率が悪くなるかもしれません。

特に複数のスタッフが関与する場合、業務の円滑さを損なうことにつながるため、サロンの規模や運営形態に応じて、複数の端末を検討しましょう。利用するデバイスの選定には、システムの対応性やセキュリティ対策も含めて注意が必要です。

POINT

• いつでもどこでも確認できるので、複数台あると便利。

カスタマイズ性が低い場合がある

電子カルテは、システムによってカスタマイズ性が低い場合があります。特に、移行前の紙カルテで使用していた項目がシステムに含まれていない場合、不便を感じることも多いでしょう。

カスタマイズに手間や時間がかかる場合、スタッフのストレスや作業効率の低下につながる可能性があります。システム選定時には、自社の業務プロセスに合わせて必要な項目を設定できるかどうかを確認し、カスタマイズが可能なシステムを選ぶことが大切です。

カスタマイズしたい箇所を確認しておきましょう

イラストを使ったカルテは作りにくい場合がある

電子カルテは写真やイラストを含む情報を記録できる利点がありますが、実際にはイラストを描く際に難しく感じる場合もあるでしょう。電子デバイスのペンと画面の連動性が不十分だと、スタッフがイラストを作成する際にストレスを感じてしまいます。

電子カルテを導入する際には、イラストや図を作成しやすさやデバイスの適合性についても検討し、スムーズな業務運営を支えるシステムを選択することが大切です。

POINT

• 書き込めるタイプの電子カルテは、ペンの操作性について確認しておく。

マツエクサロンで電子カルテを導入する際の選び方

電子カルテを導入する場合、次のポイントに気をつけて選ぶことがおすすめです。

• 紙のカルテと同じような情報を残せるか
• 複数端末で利用できるか
• 文字を書きやすいか
• 写真の保存枚数や保存期間はどのくらいか
• 写真にメモを残せるか
• 同意書やカウンセリングシートを電子化できるか

それぞれについて解説します。

紙のカルテと同じような情報を残せるか

電子カルテの導入を検討する際、紙のカルテと同じような情報を効果的に残せるかを確認することが重要です。

顧客の施術履歴や希望スタイル、アレルギー情報などを適切にデジタル化できるかどうかを確認しましょう。必要な情報を的確に保管し、スムーズなカウンセリングや施術の提供が可能かどうかがポイントです。

情報の見やすさも大事だね

複数端末で利用できるか

マツエクサロンで電子カルテを利用する場合、複数のスタッフが同時にアクセスできるかどうかも検討すべきポイントといえます。

複数の端末を使用してカルテを共有することで、スタッフ同士の連携をスムーズに行えます。システムが複数端末の利用に適しているかを確認しましょう。

POINT

• 複数の端末で使用可能なら、スタッフ同士での情報共有もスムーズ。

文字を書きやすいか

電子カルテを使う上では、文字を書きやすいかどうかも重要です。特にカウンセリング時や施術メモの作成時に、手書きの文字がスムーズに入力できることが望ましいです。

文字の書き心地やスタイルに違和感がないか、快適に使えるかどうかを判断しましょう。

電子ペンでの操作しやすさも大事

写真の保存枚数や保存期間はどのくらいか

施術前後の写真やまつげの状態を記録することで、顧客の変化を確認しやすくなります。写真の保存枚数や保存期間がシステムによって異なる場合があるため、必要な範囲で保存できるかどうかを確認しましょう。

POINT

• 写真の保存条件について確認しておく。

写真にメモを残せるか

写真にメモを残せる機能も考慮すべきポイントです。施術内容や顧客の要望などを写真に関連付けて記録することで、より詳細な情報を管理できます。

選定するシステムが写真に対するメモ機能を提供しているかを確認し、効果的な情報管理ができるかどうかをチェックしましょう。

メモ機能があると便利かも

同意書やカウンセリングシートを電子化できるか

電子カルテの利用を検討する際、同意書やカウンセリングシートをデジタル化できるかどうかも重要です。デジタル化により、紙の書類の保管や取り違えのリスクを軽減できます。

顧客から提供される情報を効率的に記録できるかどうか確認し、プライバシー保護にも配慮した選択を行いましょう。

POINT

• セキュリティ面もしっかり確認しておく。

まとめ

今回は、マツエクサロンで電子カルテを導入するメリットやデメリット、選び方などについて解説しました。電子カルテは業務効率化に役立つだけでなく、パーソナライズ化されたサービスの提供を可能にするため、顧客満足度の向上にも効果が期待できます。

店舗に合った電子カルテサービスを導入し、経営の成功につなげていきましょう。