美容室で顧客管理システムは必要？ 主な機能やメリット、選び方を解説

昨今、美容室や美容サロンで顧客管理システムを導入する店舗が増えています。

今回は、その機能や必要性、導入のメリット、選び方などを紹介します。また、システムを活用して電子カルテを作る際のポイントについても解説します。

顧客満足度の向上、業務の効率化を目指したい方は、ぜひ参考にしてください。

顧客管理システムの機能とは？

主な機能として挙げられるのは、次の5つがあります。

• 顧客情報やカルテの管理
• 予約管理
• レジとの連携
• メールの配信
• 売上や集客の分析

このように、これまで手動で管理していた業務を自動化できることが特徴です。

サイトと連携し、予約の管理から来店記録まで一括して顧客情報を管理できるため、来店後のアフターフォローにも繋げやすいでしょう。

また、情報の管理だけでなく、顧客ごとにメールやメッセージを個別配信したり売上や集客結果を分析したりできるため、店舗のマーケティングにも活用できます。

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顧客管理システムの必要性

必要な理由として挙げられるのは、次の2つです。

• 顧客情報を管理しやすい
• 顧客情報の漏洩を防げる

それぞれ確認していきましょう。

顧客情報を管理しやすい

これまで顧客情報は紙のカルテで管理していましたが、紛失しやすい、持ち出しやすく流出しかねない、などのリスクがありました。

万が一紙カルテを失くすと、取り返しがつかない事態を招いてしまう可能性があるため、システムを活用して一元管理すると良いでしょう。リスクを避けるために、必要であるといえます。

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顧客情報の漏洩を防げる

情報を一元的に管理すると、その情報を特定の端末からしか閲覧できない設定にしたり、顧客情報を高いセキュリティレベルで保護したりすることが可能です。

そのため、従業員が退職した際に、顧客情報の漏洩を防ぎやすくなります。

個人情報が漏洩してしまうと店舗の信頼を失うだけでなく、経営に影響が出る可能性もあるため、システム導入の必要性は高いといえます。

POINT

• セキュリティ管理は徹底して行う。

美容室で顧客管理システムを導入するメリット

メリットとして挙げられるのは、次の3つです。

• ニーズにあったサービスを提供できる
• 紙のカルテより効率的に記録できる
• 顧客対応をよりスムーズに行える

それぞれ解説しますので、確認していきましょう。

ニーズに合ったサービスを提供できる

システムに売上を記録することでメニュー内容について分析しやすくなるため、何が需要が高いのか、お客様はどのようなサービスを求めているのかを策定できます。

そのため、お客様に必要とされていることが分かり、ニーズに合ったサービスを提供しやすくなるでしょう。

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紙のカルテより効率的に記録できる

紙のカルテを作成する場合、カルテに顧客情報を記入するだけでなく、書類の管理（整理や収納など）が必要です。

そこで、システムを導入することで事務作業に充てる時間を削減し、業務効率化に繋がりやすくなるでしょう。また、空いた時間が生まれれば店舗の回転率アップにも繋がります。さらに、集客や経営の戦略を考えたり、スキルアップの時間として使ったりもできます。

POINT

• 効率的に業務を行えると、スタッフのスキルアップや余裕にもつながる。

顧客対応をよりスムーズに行える

紙のカルテから電子カルテに変更することで、顧客データへのアクセスが容易になります。

欲しい時に必要なデータをすぐに取り出せるため、よりスムーズな顧客対応が実現するでしょう。そのためお客様と関わる時間が増え、顧客満足度の向上にも効果が期待できます。

POINT

• お客様の満足度アップにもつなげやすい。

美容室に導入する顧客管理システムの選び方

選ぶ際のポイントとして、次の4つを意識することが大切です。

• ツールを扱いやすいか
• 費用対効果が高いか
• 既存データの同期が可能か
• サポートは十分か

一つずつ解説していきます。

ツールを扱いやすいか

管理ツールは、従業員が扱いやすいかどうかを考慮して選ぶことが大切です。顧客情報を管理するために導入したのに、管理画面が見にくくてスムーズな後部座席に繋げられなかった、となってしまっては勿体無いですよね。

そのため、管理画面の見やすさや各機能の使いやすさなどについては十分に検討し、すぐに操作に慣れてもらえるようなツールを選ぶことがポイントです。

また、従業員にはマニュアルを共有し、誰でもツールを使えるようにする必要があるでしょう。

操作が苦手な人もいるよね

費用対効果が高いか

システムを導入する費用に対してどのくらいの効果が見込めるのか、高い費用対効果が期待できるかを検討する必要があります。

実際の効果は導入してみなければ計測できませんが、他の店舗への導入実績やサポート体制などについてしっかりと把握したうえで、導入のメリットがあるかを考えてみましょう。

「せっかく導入したのに、導入前とあまり変化が見られなかった」となっては、費用ばかりかかってしまうため、慎重に選ぶことが大切です。

POINT

• どんな機能があるか、導入の目的と合わせて検討する。

既存データの同期が可能か

現時点においてパソコンなどで顧客情報を管理している場合、既存のデータを連携させられるかについても確認しておきましょう。

もし顧客情報やカルテが同期できない場合は、データをシステムに移行するための膨大な労力が必要になってしまいます。また、手作業の場合はミスが発生する可能性も高くなるため、できる限り同期可能なシステムを選ぶと良いでしょう。

既存データを正確に移行することで、お客様に迷惑をかけずにスムーズな対応ができるだけでなく、従業員の業務効率化にも繋がります。

データの移行で余計に時間がかかることも…

サポートは十分か

どのようなサポートが受けられるのかについて確認しておくことも欠かせません。

サポートの例として、チャットや電話による問い合わせサービスや、セミナー・勉強会の開催などが挙げられます。サポート内容はサービスによって異なるため、自店舗にとって必要なサポートが充実しているものを選ぶと良いでしょう。

顧客満足度を高める電子カルテの作り方

電子カルテを最適化することで、顧客満足度の向上に繋がります。ここでは、3つのポイントに絞ってコツを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

カウンセリングや施術の内容

事前カウンセリングやアフターカウンセリング、仕上がりを含めた実際の施術内容について、詳しく記録を残しておきましょう。

また、お客様の現状や抱えている悩み、今後の希望についてもカルテに記入しておくことで、より1人ひとりのニーズに対応しやすくなります。

リピート率を高めるためには、お客様それぞれの求める髪型について把握しておくことが大切です。

お客様一人一人の満足度を上げる工夫が大事だね

顧客情報

当然ながら、顧客情報についても記録を残しておくことが欠かせません。情報はできる限り細かな部分まで記録し、個人情報や会話の内容（趣味・人間関係など）のほか、従業員が気づいたポイントなども発見できると良いでしょう。

細かな顧客情報を残しておくことで、次回以降来店してくれた際の話題作りに繋がるため、お客様から好印象を得やすくなります。

POINT

• 話題があると会話がスムーズに始められ、お客様も安心する。

要望や意見

お客様から美容室に対する要望や意見があった場合は、顧客情報と合わせて記録しておくこともポイントです。

美容室に求めるものや、なぜ来店してくれたのかなどを聞き出し、お客様の希望に応えられるような接客をしていくことが大切になります。

まとめ

今回は、美容室における顧客管理システムの重要性やメリット、サービスの選び方などについて紹介しました。

システムを導入することで顧客情報の管理や売上管理を効率化できるため、まだ導入していないという場合はぜひ検討してみてはいかがでしょうか。