予約システムの導入費用相場はいくら？ 種類別の金額や選び方について解説

予約システムは、店舗の予約業務を効率化するのに有効です。とはいえ、導入費用がどのくらいかかるのか、どうやって選ぶべきか分からない、という方も多いのではないでしょうか。

今回は、種類別に費用相場を紹介したのち、費用が決まる仕組みや導入のメリット、システムの選び方などを解説します。予約システムの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

予約システムの導入費用相場を種類別に解説

予約システムの構築には、大きく分けて次の4種類の方法があります。

• クラウド型サービス
• パッケージシステム
• 開発会社への依頼
• 自社で開発

それぞれの費用相場について解説しますので、確認しましょう。

クラウド型サービスの場合

クラウド型サービスは、サービスを提供する事業者が設置したシステムを、インターネットを通してユーザーが利用できる仕組みです。

無料〜3万円程度

一般的な導入費用は、既存のツールを使うのであれば無料〜3万円程度、機能をカスタマイズして使う場合は10〜100万円程度となります。既存のツールを使えば費用を抑えられますが、カスタマイズしてから導入する場合はある程度の予算が必要になるでしょう。

このほか、利用する機能や予約可能数、オプションの内容によって、月額費用が発生します。

けっこう幅があるんだね

パッケージシステムの場合

パッケージシステムとは、WordPressやASPなどのサービスを使ってシステムを導入する方法です。

5,000円〜数万円程度

導入費用は、多くの場合5,000円〜数万円程度となっており、さらに月額費用を支払うことで利用できます。月額費用は5,000円〜プランによって異なります。

既に機能が揃っているシステムを利用できるため、専門知識がなくても導入しやすいことがメリットです。ただし、WordPressはカスタマサポートがないため、トラブル時に安心できるサポートを受けたい場合は、別の方法を検討してみることも方法の一つです。

POINT

• 費用面や機能面からも導入しやすく、慣れていない人にはおすすめ。

開発会社に依頼する場合

「自社だけのオリジナルシステムを作りたい」「自由に機能をカスタマイズしたい」という場合は、専門の開発会社へ依頼し制作してもらう方法があります。

300万円以上

導入費用の相場は300万円以上となっており、既存のシステムを使うよりもコストが高いことが特徴です。一からシステムを作り上げられるため、運用方法や細かな機能についてもカスタマイズできる反面、工数や費用がかかる点に注意しましょう。

また、開発会社によって実装できる機能が異なる場合もあるため、事前によく検討した上で依頼する必要があります。

高度な技術が必要なため、時間もお金もかかりますね

自社で開発する場合

自社に専門知識を持つ人材が揃っているのであれば、ゼロからシステムを開発することも方法の一つです。

小規模 30万円程度
大規模 1,000万円以上

導入費用は、小さな規模であれば30万円程度、大きな規模になると1,000万円以上が相場となっています。求める規模や機能によって費用が異なるため、相場にはかなり差があります。

また、自社開発したシステムは定期的なメンテナンスが必要です。そのため、導入費用の他に維持管理費用が発生することを忘れてはなりません。

POINT

• 開発だけでなくメンテナンスも必要。人件費など維持管理も考慮する。

予約システムの開発費用はどのように決まる？　

既存のサービス（クラウド型サービスやパッケージシステムなど）を使うのであれば、運営会社の決める費用が発生するため、事前に大まかな予算を把握できるでしょう。

しかし、開発会社へ依頼したり自社開発を行なったりする場合の相場には幅があるため、「自社の場合どの程度の予算を用意しておくべきか」と悩む方は多いのではないでしょうか。

システム開発にかかる費用を算出する際は、「人月」というキーワードを使います。「人月」は、1人のSE（システムエンジニア）が1ヶ月働いた作業量を1として考えます。

この「人月」と、SEの人数に単価を掛け合わせたものが開発費用です。例えば、1ヶ月60万円の2人のSEを、3ヶ月に渡って制作を依頼したとすると、人月は6人月（=2人×3ヶ月）です。さらにSEの単価を掛けると、開発費用は360万円（=6人月×60万円）となります。

こういう計算の仕方なんだね

予約システムを導入するメリット

予約システムを導入するメリットとして、次の5点が挙げられます。

• 24時間いつでも予約できる
• 予約管理のミスを防げる
• 顧客情報を把握できる
• 予約状況をリアルタイムで確認できる
• 店舗のオペレーションを統一化できる

1つずつ解説しますので、内容を確認しましょう。

24時間いつでも予約対応が可能

従来のような電話で予約受付を行う形式の場合、予約を受け付けられるのは営業時間内のみでした。また、お店が忙しくて電話を取る暇がなく、予約の受付がスムーズにいかないケースも多くあります。

しかし、予約システムを導入すれば予約対応を自動化できるため、お店の営業時間や混雑状況に関わらず、24時間いつでも予約対応が可能です。

さらに、お客様は自分の好きなタイミングで予約を入れられるため、来店の機会損失を防げるでしょう。

POINT

• いつでも予約を受付けることができ、お客様にとっても便利。

予約管理のミスを防げる

電話やファックスで予約対応を行なった場合、店舗スタッフが直接管理台帳へ記入するため、重複や漏れが発生しやすくなります。予約システムではお客様自身が予約情報を入力するため、人為的なミスを防げることがメリットです。

顧客情報は自動的に管理され、簡単に予約状況を確認できるため、予約の変更・キャンセルなどの対応もスムーズに行えるでしょう。予約は、パソコンやスマホ、タブレットなどの端末から確認できます。

予約が重なったら大変

顧客情報を把握できる

一度入力された顧客情報は、システムによって一元管理されるため、来店したお客様の情報を把握できることもメリットです。

来店者の属性や利用の理由などを分析すれば、マーケティングに活かすこともできるでしょう。たとえば、効果的な販促施策を打ち出したり、お客様に求められているメニューを追加したりできます。

また、POSシステムと連携することでより細かな情報を把握できるため、1人ひとりに合ったクーポンの配布やキャンペーンの実施なども行いやすいでしょう。

POINT

• 入力情報をもとに、業務改善や売上向上の施策ができる。

予約状況をリアルタイムで確認できる

予約状況は、パソコンやスマホ、タブレットなどからリアルタイムで確認できます。

システムと合わせて電話対応も受け付ける場合、予約が重複しないように注意が必要です。ネット上から受け付けた予約をリアルタイムで確認できれば、このような課題も解決できるでしょう。

また、店舗スタッフ間でも情報を共有しやすくなるため、店舗運営の効率化にもつながります。

随時更新されていくので便利

店舗のオペレーションを統一化できる

店舗オペレーションを統一化できるため、新規の人材教育にかけるコストを下げられることもメリットです。

個人で経営している店舗などでは、紙の帳簿でスケジュール管理を行う場合が多くありました。しかし、新人スタッフが普段の業務に加えてオペレーション管理まで行うのは難しいのが現実といえます。

オペレーター業務を効率的に行うために、自動化できる部分はシステムを上手く活用することがおすすめです。

POINT

• スタッフの業務が減り、施術やお客様の対応に集中できる。

予約システムを選ぶ際の注意点

「いざシステムを導入しようと思ったものの、何を基準に選ぶべきか分からない」という方も多いでしょう。

選ぶ際のポイントとして、次の3点が挙げられます。

• システムが使いやすいか
• 必要な機能が揃っているか
• セキュリティ対策は十分か

無料プランがある場合は、使用感や機能性などを確かめてから、導入を検討することも方法の一つです。

それでは、3つのポイントについて解説します。

システムが使いやすいか

コスト削減のために予約システムを導入しても、使いにくければ意味がないため、顧客側・店舗側の双方における使いやすさを確認しましょう。

高機能なものであれば良いわけではないため、初めて導入する場合はシンプルで使いやすいものを選ぶと良いかもしれません。

操作しやすさは重要ね

必要な機能が揃っているか

あらかじめ店舗に必要な機能を確認し、それらの要素を満たせるサービスを選ぶことが大切です。機能数が多いとかえって使いにくくなる場合もあるため、よく検討しましょう。

また、予約システム単体では集客効果がないため、別の施策と合わせて活用することで、これまで取り込めなかった顧客の来店可能性を高められます。

POINT

• まずは店舗にどんな機能が必要か挙げてみる。

セキュリティ対策は十分か

お客様の個人情報を取り扱うため、セキュリティ対策が整っているサービスを選ぶ必要があります。

次の対策が行われていれば、安心して利用できるでしょう。

• Pマークを取得している
• SSL設定をしている
• 不正アクセス防止対策をしている
• ISMSを取得している

チェックしておきましょう

まとめ

今回は、店舗に予約システムを導入する場合の費用相場や導入のメリット、サービスの選び方などについて解説しました。

店舗と相性の良いシステムを導入し、業務を効率化できるようにしましょう。