エステサロンに必要な予約システムの機能とは?選び方も解説します

エステサロンに必要な予約システムの機能や選び方についての説明

エステを経営している方の中には、「予約システムを導入すべきか迷っている」「導入したいが、何を選べば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。

今回は、エステサロンに予約システムを導入する効果や必要な機能、選ぶ際のポイントなどについてまとめました。

予約業務を効率化したい方、マーケティングにも役立つシステムを探している方は、ぜひ参考にしてください。

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エステサロンに予約システムは必要?導入効果を確認しよう

スマホを持っている女性

導入効果として、次の3つの項目が挙げられます。

  • システムで予約を一元管理できる
  • スムーズな予約対応が実現する
  • 予約状況やスタッフの空き状況をすぐに確認できる

それぞれについて確認しましょう。

システムで予約を一元管理できる

予約システムの導入効果の1つに、複数の経路からの予約状況を集約し、一元管理できることが挙げられます。これにより予約情報が自動でアップデートされるため、二重予約や取りこぼしを防ぎやすくなるでしょう。

また、Webから予約を24時間365日いつでも受け付けられるため、顧客にとってだけでなく、店舗側にとっての利便性も向上します。予約に関わるリソースを削減できることに加え、集客力や売上アップにもつながるため、より効率的な運営が可能です。

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店舗もお客さんも便利になるね

スムーズな予約対応が実現する

スムーズな予約対応が実現するといったメリットも挙げられます。たとえば電話で予約を受け付ける際、顧客との会話中でも画面上で顧客情報を検索できるため、必要な情報をスムーズに確認できます。

さらに、Webのみの予約に移行することで、従来必要としていた電話対応へのリソースを削減し、スタッフは施術や接客に集中しやすくなるでしょう、これにより、スタッフ間での顧客対応を切り替える必要がないため、各スタッフが提供するサービスの質向上、さらには客満足度の向上なども期待できます。

POINT

・電話対応の時間を施術や接客にまわすことができ、サービスの質も向上しやすくなる。

予約状況やスタッフの空き状況をすぐに確認できる

店舗の予約状況やスタッフの空き状況をシステム上で把握できることも、メリットの一つです。店舗側はリアルタイムで予約の空き状況や指名の状況を把握し、最適な人員配置や顧客対応を行えます。

顧客自身もスタッフの空き状況を簡単に確認できれば、それに合わせて希望の予約日時を決められます。

また、予約を受けた瞬間に新規顧客か既存顧客かを把握できるシステムであれば、適切なサービスを提供するための準備やスタッフの適切な割り当てが可能です。スタッフの配置は、サロン運営の効率性を高めて顧客満足度を向上させるために欠かせません。

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予約状況を把握しやすいと現場の運営もスムーズだね

エステサロンに必要な予約システムの5つの機能

エステの施術をされている顧客

必要な機能として挙げられるのは、次の5つがあります。

  • 予約管理や予約サイトの一括管理機能
  • POSレジシステムとの連携機能
  • メールやメッセージの配信機能
  • 顧客管理・分析機能
  • 売上管理・分析機能

それぞれの機能について、詳しく確認しましょう。

予約管理や予約サイトの一括管理機能

予約管理や予約サイトの一括管理機能により、エステサロンは複数のソース(Webサイト、SNS、電話、メール、店頭など)からの予約情報を一元管理できます。

具体的には、予約システムを通じて予約を受け付けると、それらの情報が自動的に集約され、施術時間の調整や変更が即座に反映されます。これにより、ダブルブッキングを防ぎ、スムーズな予約管理を実現可能です。

また、2店舗以上を経営している場合でも、予約状況を一括で把握し、必要に応じて顧客を別の店舗に案内して取りこぼしを防ぐことも容易に行えるでしょう。

POINT

・ダブルブッキングを防げる。

・店舗間での情報共有ができ、柔軟に対応しやすくなる。

POSレジシステムとの連携機能

POSレジシステムとの連携機能も、エステサロンで重要な機能の一つです。この機能により、POSレジ(会計機能)と予約システムをスムーズに連携可能です。

店舗は大型で据え置き型のレジを設置する必要がなくなる代わりに、タブレットやスマートフォンを使用してPOSレジを運用できるため、スペースの節約と柔軟性の向上が実現します。

POSレジと予約システムが連携し、売上や顧客情報と予約状況を自動的に結びつけることにより、従業員は手作業での情報のやり取りや入力作業から解放され、時間と労力を節約できます。

さらに、キャッシュレス決済やポイントシステムとの連携も容易になり、支払い方法の幅が広がるため、売上の最大化に繋がるでしょう。

POINT

・会計と予約を連携できる機能なため、時間、スペースなどあらゆる節約ができる。

メールやメッセージの配信機能

メールやメッセージの配信機能も、不可欠な機能といえます。

メッセージ配信機能に対応しているシステムの多くでは、予約完了の通知や、顧客の来店履歴をもとに再来店を促すメールを配信できます。これにより、前回の来店から一定期間が経過した顧客にリマインダーメールを送信するほか、定期的にキャンペーンやクーポンなどの情報を一斉に送信可能です。

また、来店前だけでなく、来店後にも自動でサンクスメールを送信する設定を使えば、顧客のフォローアップも半自動化できます。そのほか、予約の日が近づいたらメッセージでお知らせするリマインド機能では、無断キャンセルを減少させる効果も期待できます。

女性
無断キャンセルは困る

顧客管理・分析機能

顧客管理・分析機能により、エステサロンは顧客との関係を効果的に活用できます。

電子カルテ機能を利用することで、顧客の基本情報(氏名、年齢など)だけでなく、詳細な来店情報を一元管理できます。これにより、カウンセリングや会話の際に顧客との信頼関係を構築し、パーソナライズされたサービスが提供可能です。

さらに、電子カルテは紙ベースのカルテに比べて情報を素早く検索・取得できるため、スムーズな業務運用が実現します。これに基づいて施術プランを最適化し、顧客の施術履歴や特別な要望を把握しやすくなるでしょう。

POINT

・顧客の情報を管理することにより、施術や会話に活かせる。

売上管理・分析機能

売上管理・分析機能では、売上データと集客・予約状況を効果的に管理し、分析できます。

売上データの自動化機能により、日々の売上レポートの作成や会計管理、予約の集計など、煩雑な業務を大幅に削減可能です。これにより、従業員の時間と手間を節約し、本来のサロン業務に集中できるようになります。

また、予約システムを利用することで、スタッフ一人ひとりの売上や予約状況をすぐに確認できます。これにより、サービスの改善やマーケティング戦略の立案がスムーズになり、最適なスタッフ配置や効果的なプロモーションを実行できるでしょう。

女性
運営やサービスの改善など事業の発展にも役立ちます

予約システムの導入がおすすめなエステサロンとは? 

サロンの個室の内観

予約システムの導入は、複数店舗を展開するサロンだけでなく、小規模エステサロンや個人経営店にとっても強力な支援ツールです。これらのサロンでは、従来のような電話やメールを通じた予約受付と紙の予約台帳による管理が主流でしたが、手間がかかる上、ヒューマンエラーが起こるリスクも高まります。

しかし、予約システムを導入することでWebからの予約が可能となるため、紙ベースの台帳が不要になります。これにより、スタッフは施術や接客に専念でき、オペレーション業務の負担を軽減できるでしょう。

POINT

・手間を減らし、人的なミスも減らすことができる。

エステサロンで予約システムを選ぶ際のポイント

ノートパソコンを開き、嬉しそうな表情をする女性

エステに予約システムを導入する際は、次のポイントを参考に選ぶのがおすすめです。

  • 操作方法の分かりやすさ
  • 既存システムとの連携のしやすさ
  • InstagramやLINEなどとの連携のしやすさ
  • セキュリティの強さ
  • サポート体制の充実度

まず、操作方法の分かりやすさは重要なポイントです。システムに関わる全員がシステムをスムーズに利用するために、管理画面やツールの操作性のほか、顧客が使いやすいかを確認しましょう。

続いて、既存システムとの連携のしやすさや、InstagramやLINEなどとの連携のしやすさも重要なポイントです。既に使用中のデータを新しい予約システムに移行する際、データの一元管理や報告の一貫性を確保できることは効率的な運用に繋がります。また、SNSからの直接予約はスムーズなフォーム入力を実現できるため、顧客が途中で予約手続きを中断するリスクを低減させ、予約率の向上が期待できます。

そのほか、顧客情報を適切に管理するためのセキュリティの強さや、万が一トラブルが発生した場合のサポート体制の充実度なども確認しておくと、予約システムの導入効果を最大限に高められるでしょう。

嬉しそうな女性の画像
メリットが多そう

まとめ

今回は、エステサロンにおける予約システムの導入効果や選び方について解説しました。予約システムの導入により、業務効率化につながるだけでなく、一元管理可能な顧客情報をマーケティングに活用できます。

エステの経営を安定させたい、集客率・リピート率を高めたいという方は、ぜひ予約システムの導入を検討してはいかがでしょうか。

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